Ön Muhasebe Nedir? Nelere Dikkat Edilir?

 

Şirket yönetiminin ayrılmaz bir parçası olarak karşımıza çıkan muhasebeleştirme, kendi içinde alt dallara ayrılır. Bunlardan ilk adım ve en mühim başlıklardan biri ön muhasebe kavramıdır. Bu kavram hem pratik yansımalarının işletme yönetimindeki önemi hem de kayıt takibi açısından önem taşır. 

Şirketlerin mali yönetim kayıt ve takibi, özellikle yönetim kadrolarının planlamaları açısından kritiktir. Dolayısıyla her muhasebeleştirme aşaması ayrı planlamalar için kaynak ve arşiv anlamına gelir. 

Ön muhasebe nedir sorusuna yanıt arayanlar için dikkat noktaları ve uygulama adımları yakından takip edilmelidir. Yazımızı inceleyerek ön muhasebenin alt başlıkları, uygulama adımları ve dikkat unsurları hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.  

 

Ön Muhasebe Nedir? 

Genel muhasebe nedir sorusunun yanıtını arayan yönetici ve çalışanların merak ettiği bir başka konu ön muhasebeyle ilgilidir. Çünkü bu iki kavram şirket yönetimi sırasında mali takip ve kaydın olmazsa olmazıdır. Dolayısıyla bütçe oluşturma, harcama, alışveriş, ticari planlama ve gelecek programları söz konusu olduğunda özellikle KOBİ’ler için bu iki kavram önem kazanır. 

Ön muhasebe; muhasebe kayıtlarına ait ön hazırlıkların ve arşivleme işlemlerinin yapıldığı aşamadır. Mali hareketler gerçekleştikçe, anlık olarak ve hazırlık amacıyla çeşitli kayıtlar yapılır ve arşivlenir. Edinilen belgeler dosyalanır ve genel muhasebe işlemleri için ihtiyaç duyulan ara işlemler gerçekleştirilir. 

 Ön muhasebe şirket yönetiminde gerçekleşen ticaret odaklı mali işlemler için kayıt yapmaya yarayan sistemdir. Bu sistem ile tüm işlemler, işlemler arası ilişkiler, girdi ve çıktı durumları, alacak - borç ilişkileri gibi önemli başlıklar için kayıt tutulur. Genel muhasebe öncesinde de bu kayıtlar takip ve tasdik için hazırlanır. 

 Bilanço çalışmalarının temelini oluşturan genel muhasebenin başlıca kaynağı da ön muhasebedir. Ön muhasebe nasıl yapılır sorusuna yanıt arayanlar için genel muhasebe kavramına da hakim olmak gereklidir. Çünkü bu iki kavram arasında doğrudan bir ilişki bulunur ve yönetim kademelerinin mali temelleri bu kavramların uygulanmasıyla gerçekleşir. 

 

Genel Muhasebe Nedir? 

Ön muhasebe nedir ne iş yapar öğrenmeden önde muhasebe tanımlamasına yönelik genel bir tanım edinmek fayda sağlar. Muhasebe işlemleri kendi içinde farklı fraksiyonlara ayrılır. Bu çalışma alanının ayrıldığı alt başlıklar özgün metotlar ve yöntemlere sahiptir.  

Muhasebeleştirme; işletmelerin finans hareketlerine yönelik kayıt, takip, belgeleme ve raporlama işlemlerinin tümüdür. 

Bu bütünlükte temel hedef parasal işlemlere dair ihtiyaç duyulan özetleme, planlama, gelecek programlarına kaynak oluşturma faaliyetleri için zemin yaratmaktır. Elde edilen verilen ve arşiv bilgileri sayesinde şirketin mali takip politikası ve uygulama kararları sağlıklı bir döngüyle gerçekleştirilir. 

İşletme yönetiminde muhasebeleştirme iki temel başlık altında incelenir. Bunlardan ilki ön muhasebe ikincisi ise genel muhasebedir. Bu ayrımın temelinde muhasebeleştirme için yapılan iş paylaşımı yer alır. Genel muhasebe işlemleri işletmelere ait kaynakların sağlanması ve aktarılması için yapılan takip bütünür. Aynı zamanda bu döngünün resmi beyanı ve belgeleme ile ilgilenir.  

Ön muhasebe ise çeşitli yöntem ve programlar aracılığıyla bu süreci başlatan ve besleyen çalışma alanıdır. Ön muhasebe yazılımı bu yöntemlerden biridir. Söz konusu süreçte genel muhasebe işlemlerinin beslendiği kaynaklar, arşivleme çalışmaları, evrak ayrımı ve raporlama işlemleri gerçekleştirilir. Böylece şirket yönetiminin mali takibi ve beyanı için bağıl bir sistem oluşturulur. 

 

Ön Muhasebe ile Genel Muhasebe Arasındaki Farklar Nedir? 

Muhasebeleştirme işlemlerinin iki temel çalışma alanı olan genel ve ön muhasebenin oluşturduğu sistem şirket yönetimi için oldukça önemlidir. Ancak birlikte bir bütünlüğü temsil eden bu çalışma alanları birbirlerini besledikleri gibi çeşitli farklılıklarla da birbirinden ayrılır. Bu bağlamda ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki farklılıklar şu şekilde sıralanabilir: 

• Genel muhasebe şirkete ait finans durumunun dönemsel takibini önceler 
• Ön muhasebe kısa vadeli nakit, stok ve bankacılık işlemlerini gerçekleştirir 
• Kamu kuruluşlarıyla ilişkilere yönelik planlamalar genel muhasebe işlemlerinde yapılır 
• Ön muhasebe genel muhasebe işlemleri için kaynak yaratan arşivleme işlerini yürütür 
• Genel muhasebe finans tabloları yoluyla tahsilat takibi yapar 
• Ön muhasebe tahsil takibini gelir- gider tablolarıyla gerçekleştirir 
• Ön muhasebe programı ile e-fatura finansmanı ve güncel tahsil takibi yapılabilir 
• Genel muhasebe ise dönemsel takip yapmak için tablo sistemi kullanır 

Genel muhasebe kendi içinde vergilendirme takibi için de sorumludur. Yani yalnızca şirkete ait finans döngüsünün takip ve şekillendirilmesinden ibaret değildir. Aynı zamanda firmaların devletle kurduğu vergi ilişkisinin düzenlenmesi de genel muhasebenin çalışma alanıdır. Bu ilişkilerin beyanname düzenleme ve vergi ödeme takibi kısımlarında şirket sorumlulukları, genel muhasebe birimleri tarafından gerçekleştirilir. 

Genel muhasebenin çalışma hacmindeki genişlik ve muhatap çeşitliliği önemli farklar arasında sayılır. Çünkü bu birimin sorumluluk alanı şirket içi muhasebeleştirme işlemlerinden ibaret değildir. Şirketler aynı zamanda tüzel kişiliklerdir ve kamu kurumlarıyla birincil olarak ilişki kurarlar. Bu ilişkinin temelinde de mali takip ve vergilendirme yer alır. Şirketlerin yasalara uygun biçimde çalışmasının denetlenmesi ve vergiye tabi olması için kamu kurumları ile denetçi kuruluşlar muhasebe işlemlerini takipte tutar. 

Şirketlerin muhasebe takibindeki denetimleri ve vergi aidiyeti genel muhasebenin önemli çalışma alanlarından biridir. Dolayısıyla genel muhasebenin çalışma hacmi ve genişliği ön muhasebe alanından farklıdır. Çünkü ön muhasebenin temel işlevi, şirket içi finansal döngüyü kayıt altında tutarak düzenlemektir. Aynı zamanda genel muhasebe için nitelikli veri akışı sağlanır. Ancak sorumluluk alanı şirket içi mali döngüyle sınırlıdır. Genel muhasebe ise hem şirket içi muhasebeleştirmenin dönemli geniş hacmiyle ilgilenir hem de diğer kurumlarla mali ilişkileri düzenler. 

Ön muhasebe çalışmaları öncelikli olarak güncel mali kayıt ve personel iş takibinden sorumludur. Bu bağlamda daha kısa vadede, nakit akışı dahil ihtiyaç duyulan güncel verilerle ilgilenir. Genel muhasebe birimleri ise daha uzun vadeli mali tablolar ve dönem maliyesinin yönetimini üstlenir. Her iki birim birbiriyle bağlantılı çalışır. Aynı zamanda ön muhasebe birimleri arşiv ve kayıt işlemleriyle genel muhasebenin uzun dönem çalışmalarını besler. 

 

Ön Muhasebede Nelere Dikkat Edilir? 

Ön muhasebe programı çalışmaların yürütülmesi için kullanılan kolaylaştırıcı araçların başında yer alır. Fiziki muhasebeleştirme hareketlerinden farklı olarak zaman tasarrufu ve iş yükünde azalma sağlar. Aynı zamanda kontrol ve takip işlerinin içerdiği risk oranı programlar sayesinde en aza çekilebilir. Her ne kadar programlar ve yazılımlar aracılığıyla yürütülse de ön muhasebe işlemleri sırasında yine de kritik dikkat noktaları söz konusudur. Bu dikkat unsurları şu şekilde sıralanabilir: 

Evrak takip işlemleri: Şirkete ait ön muhasebe işlemleri sırasında kullanılan resmi evraklar belirli bir süre ve belli metotlarla saklanması gerekir. Bu bağlamda ön muhasebenin mihenk kullanım aracı olan evrak ve belgelerin doğru biçimde kaydedilmesi ve gereken süreler içinde saklanması önem taşır. Öte yandan işlemlere ilişkin birimler arası veya kurumlarla gerçekleştirilen yazışmalar da saklanması gerekenler arasında yer alır. 

Fatura takibi: Makbuz ve faturalar işletmelere ait ticari faaliyetlerin en temel belgeleridir. Bu belgeler ilk olarak ön muhasebe kayıtları sırasında arşivlenir. Ücretsiz ön muhasebe programı kullanarak veya fiziki ön muhasebe yöntemleriyle bu arşivleme tamamlanır. Ardından takip ve kayıt için kullanılan farklı birim araçlarına ilgili belgeler yüklenir. Ürünlerin tedarik ve teslim aşamalarında kullanılan belgeler de tıpkı makbuz ve faturalar gibi takip altında tutulur. 

Cari hesap işlemleri: Cari hesap çalışmaları ön muhasebe işlemlerinin dikkatle takip edilmesi gereken kısımlarından biridir. Müşteri ve tedarikçi firmalar arasındaki mali denge cari hesap takibi ile sağlanır. Bu nedenle şirkete ait mali dengenin başlangıcı ön muhasebenin cari hesap çalışmalarıyla yapılır. Dolayısıyla firma yönetiminde ön muhasebe sırasında cari hesap takibi ve çalışmalarına ayrıca özen göstermek gerekir. 

Stok takip işlemleri: Firmaların ürün satışları için ihtiyaç duyduğu depo takibi ön muhasebe sırasında dikkatle incelenmelidir. Çünkü şirketin satış ve sipariş döngüsü depo takibiyle doğrudan bağlantılıdır. Az satılan veya çok satılan ürünlerin sınıflandırılmasından, sezonluk ürünlerin tespitine kadar pek çok alan için stok takibi önemli bir kaynaktır. Öte yandan firmanın alacağı siparişleri düzenlemesi için depo takibine ihtiyaç duyulur. Bu bağlamda stok takip verilerinin güncellenmesi gerekir. 

Çalışan takip işlemleri: Şirket yönetiminde çalışan takibi en mühim başlıklardan biridir. Personellerin özlük haklarına bağlı işlemler, çalışma bilgilerine ait kayıtlar, ödeme bordroları, personel giderleri gibi mühim kayıt başlıkları bu süreçte çalışılır. Maaş ödemelerine ait kayıt takibindeki titizlik aynı zamanda genel muhasebeye dair vergi işlemleri için de kaynak oluşturur.  

 

Ön Muhasebede Hangi İşlerden Sorumlu Olunur? 

Firma yönetiminde hakim olunması gereken kavramlar arasında ön muhasebe yer alır. Aynı çalışma alanına ait sevk irsaliyesi nedir nasıl düzenlenir gibi sorulara da yanıt aranmaktadır. Bu sorgulamalar sonucunda elde edilen bilgiler ile ön muhasebe çalışmaları nitelik kazanır. Çünkü şirket yönetiminin muhasebeleştirme aşaması ön muhasebe çalışmalarıyla başlar. Bu çalışmaların içinde bulunan hareketlerden ve sorumluluklardan da haberdar olmak gerekir. 

Ön muhasebenin çalışma kapsamında yer alan başlıca unsur finansal takip ve kayıttır. İşletmeye ait nakit akışı ve gelir gider döngülerinin ilk arşiv çalışması ön muhasebe sürecinde yapılır. Özellikle kısa vadeli nakit ve vadeli tahsilat döngüsünün kurgulanması için ön muhasebe kayıtları önem taşır. Öte yandan evrak saklama, fatura ve irsaliye düzeni, çek ve senet hazırlama işlemleri gibi alt alanlar için de ön muhasebe birimleri çalışır. 

Firmaların yönetim argümanları arasında yer alan mali evraklar ve makbuzların nizamı ön muhasebe kapsamında bulunur. Bu nizamın sağlanmasıyla birlikte, yasal süreçler içinde saklanması da ön muhasebe işlemlerinden biridir. Çünkü bazı belgelerin firma bünyesinde yasal sürelerce saklanması şarttır. Bu belgelerin ilgili sürelerde muhafaza edilmesi ve süre sonunda arşiv düzenlemesi yapılması birimin görevlerinden biridir. 

Genel muhasebe çalışmaları için ihtiyaç duyulan evrak, arşiv, yazışma, personel kayıtları ve sair düzenlemeler ön muhasebe çalışmalarıyla sağlanır. Böylece dönemlik bazda ve hacim olarak daha yüksek gerçekleşen genel muhasebe işlemlerinde sürdürülebilirlik sağlanır. Çünkü genel muhasebenin sorumluluk alanı yalnızca şirket içi mali yönetimle sınırlı değildir. Aynı zamanda kurumlar arası ve kamu bağlantılı ilişkilerin mali düzenini genel muhasebe sağlar. Bu hacmin yönetimi için de ön muhasebenin sunduğu arşiv kaynağı son derece önemlidir. 

Ön muhasebe çalışmaları esnasında yalnızca mali takip ve kayıt işlemleri gerçekleşmez. Aynı zamanda bu birimin sorumlu olduğu alanlara ilişkin yazışma ve görüşmeler de ön muhasebe sorumluları tarafından yapılır. 

Personellerle ilgili mali takip işlemlerine ilişkin görüşmelerden, stok takip işlemlerine yönelik ihtiyaç duyulan birimler arası iletişim ön muhasebe tarafından yönetime sunulur. Böylece şirket içi birimler arası bilgilendirme kaynağı olarak ön muhasebe verileri kullanılır.  

Genel muhasebe birimleri, şirket içi diğer yönetim birimlerinden çok daha fazla ön muhasebe sahasıyla iletişim halindedir. Çünkü bu çalışma biriminin ihtiyaç duyduğu temel belge ve bilgiler ilk aşamadan ön muhasebe kayıtlarıyla sağlanır. 

Ön muhasebe birimi ya da sorumluları, şirketin genel muhasebe süreçlerini besleyen evrak, belge, bilgi veya yazışmaları genel muhasebe süreçleri için hazırlar. Bu hazırlıkların belirli işlem dönemlerinde farklı bir form kazanması söz konusudur. Örneğin ön muhasebe birimleri vergi ödeme dönemleri veya beyanname hazırlığı sırasında genel muhasebenin ihtiyaç duyduğu kaynakları özel olarak hazırlar ve sunar. 

 

Ön Muhasebe Programları Nelerdir? 

Muhasebe çalışmaları için kullanılan teknolojik imkanlar son dönemde çalışma yaşamının iş yükünü azalttı. Çünkü hizmete sunulan ön muhasebe programları, fiziki muhasebeleştirme işlemlerini daha pratik hale getiriyor. Evrak ve belgeleme yükünün ortadan kalkması dahil öncelikle arşivleme çalışmaları için programların avantajından söz etmek mümkün. 

Önceki yıllarda her saklama, tasdik ve kaydetme işleminin fiziken yapılması, yer kaplama ve iş yükü açısından zorluk yaratıyordu. Ancak muhasebe programlarının hizmete sunulmasının ardından dijital veriye dönüşen belgelerin fiziki yükünden kurtulmak mümkün oldu. 

Ön muhasebe programları sayesinde işletme yönetiminde mali takip ve kayıt süreçleri için zaman tasarrufu sağlandı. Hacim ve depolama dengesi ile birleşen bu avantaj ile işlemlerin gerçekleşme süresi de kısaldı. Aynı zamanda işlemlerin hesap ve kayıt sırasında fiziki risklerden ve personel hatasından arındırılması sağlandı.

Finans İşlemlerinizi Tek Bir Platformdan Yürütün!

Figopara, kobilerine özel finansman çözümler üretir. Hızlı ve kolay finansman çözümleri ile çek ve e-faturalarınızı hemen nakite çevirebilirsiniz. Figopara alıcı, tedarikçi ve finansal kuruluşu tek bir platform üzerinde buluşturur. Bu sayede temlik ihbarı, fatura temliki veya fiyatlandırma gibi süreçleri kolay bir şekilde yönetebilirsiniz. Kobilere özel finansman çözümleri için hemen başvurun!