Muhasebe Hesap Kodları Nasıl Çalışır?

Muhasebenin temelde dört ana görevi bulunur. Bunlar; kayıt, sınıflandırma, rapor ve analiz olarak sıralanabilir. Şirketlerin fatura işlemlerinin ardından kasa ve banka gibi günlük mali gereçler için de muhasebeleştirme yapması gerekir. 

Yapılan kayıtlar, binlerce farklı dosya ve satırda ayrıntılı şekilde belirtilir. Bu satırlara ilgili işlemin ait olduğu kod yazılır. Her muhasebe kodu, belirli bir işleme karşılık gelir. Böylece kodları takip ederek hangi kaydın hangi işleme ait olduğu bulunabilir. Yapılan kayıtlar sayesinde yüzlerce işlem için tek arama kodu yeterli olur. Muhasebe hesap kodu, yapılan işlemin alt başlıklarına bağlı olarak ilk üç rakamı aynı, kalan rakamları sıralı şekilde düzenlenebilir.  

Muhasebe kodları kullanılırken bilinmesi gerekenlerden biri kodun ilk ikinci ve üçüncü rakamının ifade ettiği anlamdır. Bu bağlamda hesap kodundaki ilk rakam hesap sınıfına, ikinci rakam hesap grubuna ve üçüncü rakam ise büyük defter hesabına karşılık gelir. 

Eğer ilk üç rakamın haricinde bir numaralandırma yapılmış ise işlem belli hesap kodlarının alt dallarından biri olabilir. Bu durumda ilk üç rakam yine görevlerini korur ve kalan rakamlar, ilgili bölümün alt dallarını ifade eder.  

Muhasebe kayıtlarında hesap kodlarının önemi son derece kritiktir. İster dijital, ister manuel sistem olsun kodların takibi sayesinde hangi kaydın nerede yer aldığı bulunabilir. 

Muhasebe hesap kodu kullanılarak yapılan kayıtların genel özellikleri şu şekilde sıralanabilir: 

• Kayıt sırasında kullanılan kodlar 1, 2, 3, 4 ve 5 ile başladığında bilanço hesabı yapılır. 
• Bilanço verileri işletmenin aktif dönem kayıtlarını içerir ve günlük kayıtlar açısından önem taşır. 
• Hesap kaydı sırasında kullanılan muhasebe kayıt kodu 6 ile başlarsa gelir tablosu hesabı yapılır. 
• Yapılan kaydın 6 ile başladığı durumlarda, ilgili kaydın gelir tablosunda bulunması gerekir 
• Muhasebe hesap planı oluştururken gelirler gibi giderler de hesaplara kaydedilir. Gider hesapları için kullanılan kodlar 7 rakamı ile başlar. 

“Tek düzen hesap planı nedir?” sorusuna yanıt arayan işletme yönetimleri ve girişimciler için muhasebe kayıt düzeni kritik önem taşır. Çünkü muhasebe kayıtları sayesinde hesap planları belirli tablolara oturtulur. 

Son olarak nazım hesapları adı verilen bilgilendirme başlıkları 9 rakamı ile başlatılır. Hesap kodu 9 ile başlayan tali hesaplar bilgi amaçlı notlar olarak muhasebe kaydındaki yerini alır. 

Muhasebeleştirme hareketleri, işletme yönetimleri açısından oldukça kritiktir. Yalnızca mali hareket döngülerini takip için değil, çeşitli teftiş süreçleri için de bu kayıtların tutulması gerekir. 

İşletme yönetiminde kayıtların kanuna uygun biçimde tutulması, denetleyici kuruluşların temsilcileri tarafından kontrol edilir. Müfettiş kontrolü sırasında muhasebe kayıtları ve defterler ayrıntılı şekilde incelenir. Bu kayıtların kontrolü sırasında temel amaç işletmenin kayıt ve takip süreçlerini yasal zemine uygun gerçekleştirmesidir. Dolayısıyla kayıt sırasında kullanılan gereçlerden uygulanan tablolama sistemlerine kadar her detay düşünülmelidir.   

Yeni nesil kayıt düzenine göre muhasebe kayıtları da dijital platformlara taşınmıştır. Bu sayede hem işletme yönetimi hem de denetleyici mekanizmalar tarafından denetleme faaliyetleri pratik bir hal almıştır. Aynı zamanda ihtiyaç olması halinde herhangi bir kayda erişmek ya da gönderimini sağlamak programlar sayesinde kolaylaşmıştır. 

Dolayısıyla işletmeler son dönemde hızlı şekilde manuel kayıt sistemlerinden dijital platform ve uygulamalara geçiş yaptı. Böylece muhasebeleştirme ve hesap planı muhasebe işlemleri için gereken iş yükü azalmış oldu. Aynı kolaylık e-fatura finansmanı ve gönderimi için de çeşitli program hizmetleriyle sağlanır hale geldi. 

Muhasebe kayıt ve takibi söz konusu olduğunda birbirinden farklı kavramlar devreye girer. Muhasebe kodu, gelir tablosu, gider pusulası, gelir ölçeği ve tahminleri bunlardan yalnızca birkaçıdır. 

Tek düzen hesap planı da muhasebe kaydı tutan işletmeler açısından önem arz eden kavramlardan biridir. Tek düzen hesap planı tablosu; yasal olarak 1 Ocak 1994 tarihinden beri uygulanmaktadır. Bu tarihten sonra bilanço hesabı tutan tüm işletmeler ve tacirler tek düzen hesap planına geçiş yapmıştır.  

Tek düzen hesap planı temelde bir muhasebe standardını ifade eder. Yani muhasebeleştirme adımlarının hangi ölçekler, tablolar, kodlar ve aralıklarla tutulması gerektiği bu plana uygun olarak belirlenir. “Cari hesap ekstresi nedir?” sorusuna yanıt arayanlar için tek düzen hesap planlarına hakim olmak önem taşır. 

Genel olarak tek düzen hesap planının özellikleri şu şekilde sıralanabilir:  

• Hesap koduna ait ilk rakam daima hesap sınıfını ifade eder. 
• Hesap koduna ait ikinci rakamdan hesap grubu anlaşılır. 
• Hesap koduna ait üçüncü rakam ise büyük defter sınıfını ifade eder. 
• İlk üç rakamdan sonra numaralandırma yapılan kodlar alt başlıklara göre belirlenir. 

Tek düzen hesap planında yüzlerce başlık ve alt başlık bulunmaktadır. Bu hesaplarda mükelleflere ve işletmelere ait muhasebe kayıtları hesaba işlenir. Denetim zamanı geldiğinde ilgili makama defterler sunulur ve mükellefin ticari hareketleri tek düzen hesap planı ile takip edilir.  

İşletme sahipleri ve girişimciler açısından yönetimin vazgeçilmez araçlarından biri muhasebeleştirmedir. Muhasebeleştirme süreçleri birbirinden farklı teknik, yöntem, gereç ve sisteme ihtiyaç duyar. Tek düzen hesap planı da bunlardan biridir. 

Tek düzen hesap planı yapmak için bilinmesi gereken başlıca hesaplar ve yöntemler şu şekilde sıralanabilir: 

• Gelir tablosu hesapları; oluşuma ait faaliyet dönemini baz alarak elde edilen kazancın işlendiği hesaptır. İşletmenin satış, kira, komisyon fark etmeksizin her kanaldan elde ettiği gelirler için bu hesap tabloları kullanılır. Olağan dışı kâr için ayrı hesap grupları açılsa da bütüncül olarak gelir tablosuna kayıt edilmeleri sağlanır. 
• Maliyet hesapları; 7/A seçeneği olarak da bilinen bu hesap grupta maliyet muhasebesine bağlı hesaplar ve gider kalemleri yer alır. Toplam 4 ana başlıktan oluşan maliyet hesapları esas defterinde bulunan fonksiyon bölümüne kaydedilir. 
• Serbest hesaplar; diğer hesaplarda yer almayan gelir ve giderler için ayrıca açılan kayıt grubudur. Tek düzen hesap planına dahil edilemeyen ve herhangi bir kategoride kendine yer bulamayan olağan dışı gelir gider hareketleri serbest hesaplar başlığına kaydedilir. 
• Nazım hesaplar; varlık ve kaynaklarında değişim oluşmaması halinde çift taraflı kayıt için kullanılır. İşletmelerin çift taraflı kayıt yolu ile muhasebeleştirme yaptığı düzenler olabilir. Bu düzenlerde kayıtla nazım hesaplar altında karşılıklı olarak tutulur. Nazım hesaplar yalnızca birbirleri arasında muhasebeleştirilebilir. Alınan her kayıt, karşı kayıt tutar ve hesapları ile uyumlu olmak zorundadır. 

Tek düzen hesap planı tablosu, kodlarla belirtilen muhasebe hesaplarından ve bu hesaplara yapılan kayıtlardan oluşur. 

Tek düzen hesap planına ait muhasebeleştirme kodları ile ilgili başlıklar aşağıdaki gibi sıralanabilir: 

• 1XX - Dönen Varlıklar
• 2XX - Duran Varlıklar
• 3XX - Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar
• 4XX - Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar
• 5XX - Özkaynaklar
• 6XX - Gelir Tablosu Hesapları
• 7XX - Gider Hesapları
• 8XX - Serbest
• 9XX - Nazım Hesaplar

İşletmelerin ait olduğu sektör; üretim, satış ve gelişim hacmine bağlı olarak muhasebeleştirme süreçleri de genişleyebilir. Dolayısıyla daha farklı hesap kodlarına, tek düzen hesap başlıklarına ihtiyaç duyulabilir. Bu durumda işletme yönetiminde profesyonel muhasebeleştirme hizmetlerinden faydalanmak avantaj sağlar. 

Türkiye’deki şirketlere ticaret finansmanı çözümleri sunan Figopara ile hizmet verdiğiniz sektör fark etmeksizin vadesi gelmemiş tüm alacaklarınızı nakde çevirebilirsiniz. Figopara’nın tek sistem entegrasyonu sayesinde yalnızca e-Faturalarınızı sisteme yükleyerek birden çok finans kurumundan teklif alabilir, tüm teklifleri tek ekran üzerinden inceleyebilir ve vadesi gelmemiş alacaklarınız için erken finansman sağlayabilirsiniz. 

Avantajlarımızdan yararlanmak için tek yapmanız gereken hiçbir ek ücret ve şart olmadan platformumuza üye olmak. Siz de hemen Figopara’ya katılın, vadesi gelmemiş alacaklarınızı anında nakde çevirin!