Entegratör Nedir? Veri ve İş Süreçlerini Birleştirme

Entegratör ne demek sorusu kapsamında temel olarak; farklı sistem, uygulama ya da veri kaynakları gibi elektronik bileşenleri iletişim ve etkileşim kurmasını sağlayan bir yazılım veya araçtır. E-fatura entegratörleri ise bu işleyişi elektronik ortamda belli başlı verileri yönetme amacıyla kullanım için geliştirilmiştir.

Kanun koyucu tarafından oluşturulan düzenlemelere göre günümüzde e-arşiv yönetimi belli başlı zorunluluklar içermiştir. Bu zorunluluklardan biri ise e-fatura sistemidir. E-fatura entegratörleri, e-fatura işlemlerinin kolaylıkla yönetilebilmesi açısından son derece işlevsel araçlardır. Bununla birlikte günümüzde dünya genelinde artık fizik ve kâğıt fatura kesiminin terk edilen bir uygulama olması nedeniyle e-fatura sistemleri çok daha fazla önem kazanmıştır.

E-fatura, zaman ve işgücü açısından üst düzey bir tasarruf sağlar. Bu sistem, dijital ortam üzerinden kolay ve hızlı şekilde fatura kesmenin yanı sıra faturaların yine aynı ölçüde kolaylıkla depolanabilmesini de mümkün hale getirmiştir. Bu ise, en genel anlamıyla firmaların zaman ve işgücü maliyeti açısından tasarruf etmesini sağlar.

Bununla birlikte firmaların e-fatura sisteminden efektif şekilde yararlanması ve mevzuatlarca belirlenen yasal gereklilikleri yerine getirmesi, bu alanda yapılan entegrasyon sistemleriyle daha da efektif bir hal almıştır. Geliştirilen ve günümüzde mükelleflerce kullanılması zorunlu olan sistem ise GİB portalıdır.

GİB portalının verimli şekilde kullanılması ve mükellefin yükümlülüklerini yerine getirmesi için ise yine GİB Tarafından yetkilendirilen özel entegratörlerden faydalanmak mümkündür. Özel entegratörler, GİB tarafından sertifikalandırılır ve bu firmalara ilişkin bilgiye yine GİB’in resmî web sitesi üzerinden erişmek mümkündür.

Entegratör Nedir? İş Süreçlerindeki Önemi ve Rolü

Entegratör, iş sürecinde son derece önemli bir role sahiptir. Bu noktada entegratörler birçok işlevi yerine getirir. Entegratörler, e-fatura ve benzeri türden elektronik işlemlerin kolaylıkla yürütülmesini ve yasal mevzuatların yerine getirilmesini sağlar. Dolayısıyla en genel anlamıyla entegratör ne demek, sorusuna çeşitli araç ve sistemleri bir arada kullanmayı sağlayan bir dijital araç cevabını vermek mümkündür.

Bu alanda geliştirilen entegratörlerin kullanımı, başlangıçta GİB’in teşviki daha sonra ise zorunlu hale gelmiştir. GİB’in e-belge yönetimine ilişkin bu uygulamasındaki en temel amacı, zaman ve maliyet tasarrufu oluşturmaktadır. Dolayısıyla e-belge yönetim sistemlerinin genel anlamıyla en belirgin ve ön plana çıkan rolü, işverenlere maliyet ve zaman açısından tasarruf sağlıyor olmasıdır.

Ayrıca geleneksel faturalandırma yöntemleri mükellefler için ciddi düzeyde bazı olumsuzlukları da içeriyordu. Geleneksel fatura kesme yöntemleri;

• Vergi denetiminin yapılması,
• Cezalara ya da yaptırımlara maruz kalmadan vergilendirme sürecini yönetmek,
• Düzenli fatura kesilmesi ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,

gibi işlemler açısından zorlayıcı niteliktedir. Bununla birlikte e-belge sistemi, herhangi bir gecikme ya da gecikme nedeniyle ortaya çıkabilecek maliyetleri giderme açısından önemli bir avantaj sağlar.

Son dönemde yapılan düzenlemeler ile birlikte mükelleflerin e-belge sistemlerine adapte olması ve mevzuatların emrettiklerini yerine getirmesi için üç farklı seçenek bulunuyor. Bu seçeneklerden ilki; e- fatura, e-belge, e-irsaliye, e-defter ve e-arşiv gibi tüm elektronik belgelerin e fatura entegratör firmaları tarafından yönetilmesidir. Bu firmalar, özel entegratör olarak adlandırılır.

E fatura özel entegratör firmalarından bağımsız olarak mükelleflerin tercih edebileceği bir diğer e-belge yönetim yöntemi ise GİB tarafından tahsis edilen portalı kullanmaktadır. Bu portal, belli sınırları içermekle birlikte mükellefin kendisi tarafından yüksek performans ve verimlilikle kullanılamayabilir. Bir diğer yöntem ise mükellefin kendisinin sahibi olduğu portalları GİB sistemi ile entegre etmektir.

Bununla birlikte günümüzde GİB tarafından özel entegratör firmaları yaygın olarak teşvik edilmektedir. Bu durumun en temel sebebi, GİB’in tek tek firmaların kendi sistemlerini kontrol etmek yerine tek bir firma üzerinden sistemlerin kolaylıkla kontrol edilebilmesidir. En genel anlamıyla entegratörlerin önemini ve iş sürecine olan katkılarını ifade etmek gerekirse; bu araç ve bu alanda faaliyet gösteren firmalar, tüm e-belge sürecinin konforlu şekilde yönetilmesini sağlar.

e-Fatura Entegratörleri: Çözümler ve Fiyatlandırma

E-fatura entegratörleri, mükelleflerin fatura sürecinin tamamını dijital ortama taşımalarını sağlayan yazılım ya da hizmet sağlayıcılarıdır. Fakat aynı kavram günümüzde, bu alanda kullanım için geliştirilen dijital yazılım ve araçları ifade etmek amacıyla da kullanılıyor. Dolayısıyla entegratör nedir, sorusuna bu kavramın temel olarak günümüzde iki farklı anlama karşılık gelecek şekilde kullanıldığını söylemek mümkündür.

Kavramın anlamından bağımsız olarak e-fatura entegratörleri, birçok dijital çözümü ve avantajlı da beraberinde getirir. E-fatura entegratörü çözümleri genel olarak şu işlevlerine yerine getirir:

• Mükelleflerin finansal sistemlerinin bu portallara entegre edilmesi ve iş sürecinin kolaylıkla yönetilmesi mümkündür.
• GİB tarafından belirlenen standartlara ve mevzuatlara uygunluk sağlanmasını kolaylaştırır.
• Fatura süreçlerini izleme, analiz etme, raporlama ve özellikleri takip etme konusunda fayda sağlar.
• Faturaların farklı dijital kanallar veya araçlar aracılığıyla ilgili birimlere gönderilmesini kolaylaştırır.

E-fatura entegratörleri, tüm bu işlevleri ile mükellefe oldukça önemli avantajlar sağlar. Bununla birlikte günümüzde özel entegratörler tarafından sunulan e-fatura entegratör fiyatları belli başlı faktörlere göre değişkenlik gösteriyor.

Bu noktada e-fatura entegratörlerinin takip ettiği belli başlı fiyatlandırma modelleri mevcuttur. Söz konusu fiyatlandırma modelleri;

• Kullanıcı sayısı bazlı,
• İşlem tabanlı,
• Abonelik tabanlı,
• Paket bazlı
• Fiyatlandırma şeklindedir. Abonelik tabanlı fiyatlandırma, aylık ya da yıllık dönemlerde ödemeyi içeren bir fiyatlandırma sistemidir.

İşlem tabanlı fiyatlandırma modeli ise mükellefin entegratör aracılığıyla yapmış olduğu işlemlerin miktarına göre fiyatlandırma yapılmasını sağlar. Kullanıcı bazlı fiyatlama modeli kullanıcı sayısına göre paket fiyatlandırma modeli ise belirli türden bir hizmetin seviyesine göre entegratör fiyatlandırmasını sağlar. Bunlara ek olarak mükelleflerin kendi sistemlerine, portallarına ya da beklentilerine uygun şekilde hazırlanan özel hizmetleri içeren paketleri tercih etmesi de mümkündür.

e-Fatura Entegrasyonunda Öne Çıkan Firmalar ve Hizmetleri

E fatura özel entegratör firmaları, GİB Tarafından verilen onayla sertifikalandırılır. Dolayısıyla bu alanda hizmet sağlayan firmaların tamamı özel bir sertifikaya sahip olmalıdır. Aynı zamanda GİB, günümüzde özel entegratörleri teşvik eden ve mükelleflerin bu alanda faaliyet gösteren firmalara yönelmesini sağlayan belli başlı uygulamalar sunuyor.

Bu uygulamalardan en önemlisi özel entegratör lisansı alan firmaların, GİB’in resmî web adresinde şeffaf bir şekilde yayınlanmasıdır. GİB tarafından sertifikalandırılan entegratör firmaları, büyük oranda belli standartlarda hizmet sunar. Dolayısıyla en iyi entegratör firma arayışında olanlar için GİB tarafından firmaların sertifikalandırılmış olması önemli bir kriterdir.

E-fatura entegrasyonunda ön plana çıkan firmalar tarafından sunulan hizmetler genel anlamıyla şu şekilde sınıflandırılabilir:

• E-fatura entegratörleri, mükelleflerinin finansal ve muhasebe sistemlerini e-fatura portalı ile entegre eder.
• GİB tarafından daha önceden belirlenen ve mükelleflerin karşılaması gereken zorunlu standartların ve altyapının oluşturulmasını sağlar.
• Fatura oluşturma, gönderme, muhafaza etme gibi işlemlerin yapılmasını sağlar.
•  İş ortaklarıyla fatura gönderim ve takip sürecini yönetir.
• Mükellefe iş ortakları tarafından gelen e-faturaları alır, işler ve mükellefin finansal sistemine entegre eder.
• İşletmenin fatura sistemleri ve faturalandırmasına ilişkin raporları analiz etme fırsatı sunar.
• Güvenlik önlemleri, veri güvenliği ve yetkilendirme süreçlerinin yönetilmesini sağlar.
• Faturalandırma sisteminde ya da portal üzerinde oluşabilecek olası aksaklıklara karşı teknik destek sağlar.

E-fatura entegrasyon hizmetleri, şirket ve mükelleflerin kâğıt fatura sisteminden koparak e-belge sistemine geçişte oldukça hayati bir rol oynar. Ayrıca tüm sürecin dijitalleşmesinde de e-fatura entegratörlerinin rolü oldukça önemlidir.

Bu hizmetler, mükelleflerin zaman ve işgücünden tasarruf etmesi açısından son derece avantajlıdır. Bununla birlikte entegratör hizmetleri, faturalandırma ve vergilendirme sürecinde ortaya çıkan hataları da minimalize eder. Dolayısıyla mükellef tarafından bu süreçte yapılabilecek olası hatalar nedeniyle doğabilecek maddi zarar da yine entegratörlerce önlenebilir.

En İyi e-Fatura Entegratör Firmasını Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

E-fatura entegratörleri, oldukça geniş yelpazeli hizmetleri içeren firmalardır. Dolayısıyla bir özel entegratör firması seçerken dikkat etmeniz gereken birçok detay vardır. Doğru bir firma tercihinde bulunmak, iş sürecinin en efektif şekilde yürütülmesini sağlarken, aynı zamanda sistemlerin entegrasyonunda yaşanabilecek olası aksaklıkları önleme imkânı da sunar.

En iyi e-fatura entegratör firması seçimi yapmak için dikkat edilmesi gereken noktalar genel olarak şu şekildedir:

• Seçilecek e-fatura entegratör firmasının mükellefin kullanmış olduğu finans sistemi ve e-belge portalı ile uyumlu bir altyapıya sahip olması gerekir.
• Bu noktada mükellef, mutlaka entegrasyonun sorunsuz ve eksiksiz çalışabilmesi için entegratör firmanın altyapısı ile kendi sistemlerinin uyumluluk gösterdiğinden emin olmalıdır.
• Tüm e-belge işlemlerinin hızlı ve sorunsuz şekilde planlanabilmesi için hız ve performans son derece önemlidir. Dolayısıyla doğru bir firma seçimi için firmanın hız ve performans odaklı bir sisteme sahip olması gerekir.
• E-belge sistemleri, elektronik ortamda muhafaza edilir. Dolayısıyla bu belgelerin mutlaka güvenli şekilde muhafaza edilmesi gerekir. Bu doğrultuda firmanın sahip olduğu sistemler, güvenli bir altyapıya ve veri koruma sistemlerine sahip olmalıdır.
• Maliyet ve ödeme sistemleri hakkında bilgi edinilmeli ve firmanın vadettiği fiyatlandırma sisteminin uygunluğu denetlenmelidir. Günümüzde e-fatura entegratör firmaları oldukça farklı ödeme sistemleriyle hizmet veriyor.
• E-belge sistemleri, dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlerdir. Dolayısıyla bu sistemlerin efektif şekilde çalışması ve olası aksaklıklar karşısında sistemin düzenli olarak işlemesi açısından teknik destek, eğitim ve müşteri hizmetleri önemlidir.
• Referanslar incelenmeli ve diğer mükelleflerin yorumları doğrultusunda e-fatura entegratörü firmanın değerlendirilmeleri gözden geçirilmelidir.

Tüm bunlara ek olarak e-belge sistemleri, aynı zamanda yasal mevzuatlara uyumluluk açısından da önemlidir. Bu doğrultuda tercih edilecek olan e-fatura entegratörünün mutlaka yasal gereklilikleri yerine getirebilecek bir altyapıya ve hizmet akşına sahip olması gerekir.

Ayrıca e-belge, e-rapor, e-arşiv ve e-fatura gibi dijital dokümantasyonlara ilişkin süreçler, günümüzde her geçen gün güncellemelere tabii olarak değişkenlik gösterir. Dolayısıyla tercih edilecek firmanın bu güncellemeleri yakından takip ettiğiniz emin olmakta fayda vardır. Aksi durumlarda mükellef, faturalandırma ve vergi yükümlülüklerini yerine getirme açısından ciddi düzeyde olumsuzluklarla karşı karşıya kalabilir.

Özellikle e-arşiv sürecinin doğru şekilde yönetilmesi açısından güncel mevzuatlara uygunluk hayati bir öneme sahiptir.

E-arşiv fatura nedir, merak ediyorsanız bu konuda detaylı bilgi almak için ilgili yazımızı okuyabilir ve e-belge süreçlerinin en efektif şekilde yönetilmesini sağlayarak, işgücünden ve çeşitli finansal maliyetlerden önemli ölçüde tasarruf edebilirsiniz.

e-Fatura Entegratörü ile Özel Entegratör Arasındaki Farklar

E-fatura entegratörü, temel olarak bir yazılımdır. Bu yazılımlar, elektronik kayıtların oldukça kolay ve hızlı şekilde yönetilebilmesini sağlar. Birçok elektronik belge kolaylıkla kanun koyucu tarafından düzenlenen portal ya da benzeri türden veri kayıt alanlarına yüklenebilir. Bununla birlikte e-fatura ya da benzeri türden elektronik ortamda muhafaza edilen dokümanların düzenlenme süreci mükellefin kendisi açısından zorlayıcı bir süreçtir.

Mükellef bu süreç içerisinde; bilgi ve işlem sürecinin tamamının yönetimi, mevzuat ya da teknik detaylarda oluşan güncellemelerin yakından takip edilmesi, arşivleme maliyetlerinin karşılanması ve takip edilmesi, güncellemelerin sisteme uygun şekilde yapılması ve takip edilmesi gibi işlemlerin tamamını kendisi yürütür.

Ayrıca GİB tarafından hazırlanan portal, çok büyük oranda mükellef için herhangi bir maliyet gerektirmez. Dolayısıyla mükellef, buraya herhangi bir ek ücret ödemeden kaydolabilir ya da belli başlı işlemleri gerçekleştirebilir. Ancak GİB tarafından oluşturulan elektronik veri kayıt sisteminin tüm imkân ve avantajlarından faydalanmak, mükellef için mümkün değildir.

GİB portalında mükellefin yapabileceği işlemler sınırlandırılmıştır. Bu sınırlamalardan en önemlisi aylık olarak belirlenen 500 adetlik e-fatura girişidir. Mükellef, kendi inisiyatifi doğrultusunda e-arşiv sürecini yönetmesi halinde aylık bazda maksimum 500 adet e-fatura girişini GİB portalına yapabilir. Ayrıca mükellefin süreci kendi başına yönetmek istemesi halinde ihracata yönelik hazırlanan e-fatura gibi veri tiplerini sisteme işleyemeyebilir.

Özel entegratör ise tüm süreçleri mükellef adına yönetebilen ve GİB portal içerisinde sınırları bulunmayan firmalardır. Dolayısıyla aylık ya da yıllık bazda yüksek oranda e-fatura kesen ya da ihracat çalışmaları yürüten firmalar için, özel entegratörler oldukça uygun bir seçenektir. Bununla birlikte bir firmanın özel entegratör unvanı elde edebilmesi için sağlaması gereken şartlar, GİB tarafından oldukça efektif şekilde düzenlenmiştir.

Dolayısıyla özel entegratörlerin sertifikalandırılmasına ilişkin herhangi bir boşluk yoktur. Bu ise söz konusu alanda sertifikalandırılan firmaların fazlasıyla yetkin olduğunu ve GİB tarafından belirlenen şartları yüksek standartta karşıladığını ifade eder.

Figopara’nın Finansman Çözümleriyle İşletmenizi Büyütün!

Figopara, finans sektöründe yer alan ve ticari işletmelerin ihtiyaçlarına özel çözümler sunan bir finansal teknoloji platformudur. Sunduğu hizmetler arasında, faturalı alacakları vadesinden önce ve uygun iskonto oranları ile nakde çevirme imkânı bulunur. 

Bu hizmetler, işletmelerin nakit akışını hızlandırarak, finansal esneklik ve büyüme fırsatları sağlar. Ayrıca, Figopara'nın e-fatura finansmanı desteği, dijital dönüşüm süreçlerini destekleyerek işletmelerin verimliliğini artırmada önemli bir rol oynar. 

Eğer siz de işletmenizin finansal süreçlerini optimize etmek, nakit akışınızı güçlendirmek ve büyüme fırsatlarını değerlendirmek istiyorsanız, Figopara'nın avantajlarından hemen faydalanmaya başlayın ve işletmenizin potansiyelini maksimuma çıkarın.