e-Defter Nedir? Nasıl Başvurulur?

İşletmelerin kurulduğu günden faaliyetlerini bitireceği güne kadar bir defter tutmaları gerekir. e-Defter, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu (VUK) gereğince yasal olarak tutulması zorunlu olan büyük defterlerin ve yevmiyelerin elektronik bir dosya biçiminde hazırlanmasını, muhafaza edilmesini ve kaynağının doğruluğunun garanti edilmesini sağlayan hukuki bir bütün olarak tanımlanır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standart bir XML formatı mevcuttur. e-Defter kullanmaya başladıktan sonra kağıt defter tutulmasına gerek yoktur. Mükelleflerin bu uygulamaya geçiş yaptıkları tarih itibariyle eski defterlerine kapanış tasdiki yaptırmaları gerekir.

GİB’in yayınladığı tebliğe göre, 1 Temmuz 2020 tarihinde e-Fatura’ya geçen mükelleflerin ve bağımsız denetime bağlı olma şartlarını sağlayan mükelleflerin 1 Ocak 2021 tarihinde e-Defter sistemine geçmeleri gerekir. 2020 yılı brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi geçen firmalar ise 1.1.2022 tarihine kadar geçmeleri zorunludur. e-Fatura kullanma zorunluluğu olmayanlar ise bu uygulamadan isteğe bağlı olarak yararlanabilirler. GİB’in ilgili tebliğine ulaşmak için tıklayınız.

VUK gereğince onaylı defterlerin saklanma süresi 5 yıl, TTK gereğince 10 yıldır. Bu durum, kağıda basılı belgelerin saklanmasını zorlaştırırken e-Defter sayesinde belgeler elektronik ortamda 10 yıl süreyle saklanabilir. Büyük defterlerin ve yevmiye defterlerin noter onayıyla kağıda basılma maliyeti ortadan kalkar; böylece kağıt israfının önüne geçilmiş olunur. Ayrıca, denetim sistemi sayesinde hatalı yüklenimi azaltarak denetim esnasında istenilen bilgiye daha rahat kolay ulaşımı sağlar. Elektronik defterin formatı uluslararası olduğu için çok uluslu şirketlerin çalışma ve düzen şekline tamamen uygundur.

Başvuru için internet adresinden başvuru formunun ve taahhütnamenin doldurulması gerekmektedir. Bu işlemi yapan mükellef bir tüzel kişi ise kurumun mali mührüyle onay verilmelidir. Mükellefin gerçek kişi olması durumunda ise kendi mali mührü veya elektronik imzasıyla onay vermelidir. Başvuru süreci aşamaları:

• Mali mühür veya zaman damgası,
• Uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olmak,
• Kullanılan programın e-Defter formatına uygun olarak düzenlenmesi,
• Saklama işlemleri için uygun bir arşivlenme seçeneğinin seçilmesinin ardından tüm bu işlemleri tamamlayarak başvurunuzu yapabilirsiniz.

• Yevmiye defter boyutu sınırının aşılıp aşılmadığına bakıldıktan sonra defter imzalanır.
• Şema ve şematron kontrolü yapılır.
• Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır.
• Berat sıkıştırılır.
• Hatası olmayan dosyalar GİB’in internet sitesine yüklenir.

Yöntem ve esasları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan, tebliğler ile belirlenmiş olan defter dosyasının bir nevi elektronik yevmiye ve defter-i kebirin özeti olan ve mali mühür ile imzalanarak mükellef tarafından GiB’e beyan edilen bir dosyadır. Aylık bu deftere ait beratlar, ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ilgili uygulamasına yüklenmek zorundadır. Aylık dönemler sadece sunulan o ayın kayıtlarını kapsar, öncekilerin kayıtlarını içermez.

Figopara’nın Tedarikçi Finansmanı sistemi ile nakit ihtiyacınızı uzun prosedür işlemleri ile uğraşmaya gerek kalmadan anında karşılayabilirsiniz. Tek sistem entegrasyonu sayesinde birçok finans kurumuna aynı anda ulaşabilir, sahip olduğunuz tüm e-Fatura takibini tek bir platform üzerinden anında yapabilirsiniz. Tüm avantajlarımızdan yararlanmak için yapmanız gereken tek şey; herhangi bir ücret ve ek şart olmadan platformumuza üye olmak. Siz de Figopara’ya katılın, alacaklarınızın vadesini beklemeden istediğiniz anda nakde ulaşın!