e-Belge Nedir? Nasıl Hazırlanır?

e-Belge, Maliye Bakanlığı tarafından kurulan Gelir İdaresi Başkanlığı’nca (GİB) belirlenen standartlara uygun formatta hazırlanmış elektronik belgelere verilen addır. Devlet işlerinde yaşanan dijital dönüşüm kapsamında hayatımıza giren e-Belgelerin birçok farklı çeşidi bulunur.

GİB sayesinde hayatımıza entegre olan bu e-Belgeler sayesinde şirketlerin muhasebe işlemleri için kullandığı evrak, belge ve raporlar artık tarih oldu. Çünkü bütün e-Belgeler, dijital ortamda oluşturabiliyor ve ilgili kuruma beyan edilebiliyor. 

e-Belgelerin sağladığı avantajlar yalnızca bunlarla da sınırlı değil. Aynı zamanda belgelerin hazırlanması, kontrol edilmesi, ulaştırılması ve saklanması gibi konularda harcanan maliyeti ciddi ölçüde azaltıyor. Böylece maliyetleri düşen şirketler daha kaliteli iş yapmakla birlikte şirket hedeflerine daha kolay ulaşabiliyor ve büyüyebiliyor.

e-Belgeye geçişin avantajları arasında zaman tasarrufu da önemli bir yer kaplıyor. Çünkü e-Belge oluşturmak geleneksel yöntemlerle basılı belge hazırlamaktan çok daha kısa sürüyor. Bu da verimlilik, optimizasyon ya da otomasyon alanlarında yükselişin önünü açıyor.

Yukarıda da bahsettiğimiz üzere e-Belge bir topluluk ismi ve elektronik ortamda hazırlanmış türlü belgeleri kapsıyor. Bununla birlikte dijital dönüşüm gerçekleştirilerek elektronik ortama taşınan belgelerin sayısı gün geçtikçe artıyor. 

Temmuz 2023 tarihi ile yürürlükte olan ve yaygın olarak kullanılan e-Belgeler şöyle sıralanabilir:

İsminden de anlaşılacağı üzere e-Fatura; kağıt üzerinde düzenlenen geleneksel faturanın elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Klasik faturada yer alan satıcı, alıcı ve alışveriş tutarından kesilecek vergi miktarı hakkında detaylı bilgiler yer alır. Ayrıca satıcı taraf satış yaptığını e-Fatura ile belgeledikten sonra teminat olarak göstererek anlaşmalı bankalardan e-Fatura finansmanı da alabilmektedir.

Danışanın belirli bir hizmet alması karşılığında hizmet verenin danışana elektronik ortamda kestiği makbuzu ifade eder. e-Serbest meslek makbuzunda danışandan alınan ücretle birlikte dahil olunan vergi dilimi ve kesilen vergi miktarı da belirtilir.

“e-Arşiv fatura nedir?” sorusuna yanıt arayanlar için e-Arşiv fatura; temelde e-Fatura ile aynı işleve sahiptir. e-Arşiv fatura ile fatura göndereceğiniz son kullanıcı ya da şirket e-Fatura sistemine dahil olmasa bile anında fatura gönderebilirsiniz.

Yurt dışına yapılan satış işlemlerinde alıcının yapması gereken ödemeyi gösteren bir ihracat faturası düzenlemek zorunludur. e-İhracat faturası ile yurt dışına yaptığınız satış işlemlerini çok daha kısa sürede oluşturabilir ve müşterilerinize iletebilirsiniz.

Genel olarak sevk ve taşıma amacı ile iki farklı şekilde düzenlenen kağıt irsaliyenin elektronik ortamda hazırlanmış versiyonudur. Satışı yapılan bir ürünün ya da malın nereden nereye nakledileceği, kime teslim edileceğini ve taşınan malın türünü belirtir.

Üretici anlamına gelen müstahsil kelimesine istinaden türetilen bu makbuz türü, vergi mükellefi olan tüccarların gerçek usulde vergi ödemeyen çiftçi ya da üreticilere kestiği e-makbuz olarak tanımlanır. Bu nedenle “üreticiye kesilen makbuz” olarak da tanımlanır.

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu kılınan yevmiye defterinin, elektronik ortamda ve standart formatlara göre hazırlanmış halidir. Bu sayede tutulan defterler elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanabilir ve işlenebilir.

Birçok serbest çalışanın aşina olduğu bu kavram vergi mükellefi olmayan bir kişiden aldığınız hizmeti veya malı belgelendirmek için kullanılır. Bu sayede hizmet veren vergi mükellefi olmasa bile sattığı malı ya da verdiği hizmeti resmiyete dökebilir.

Bunlar haricinde online olarak satın alınan biletler, yani e-Biletler ve restoranlarda tutulan e-Adisyonlar da e-Belge kategorisine alınmaktadır.

e-Belgelerin birçok çeşidi vardır. Bu nedenle e-Belge almanın da yöntemleri değişir. Örneğin, e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-Müstahsil makbuzu ya da e-Serbest meslek makbuzu için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan e-Belge portal girişlerini kullanabilirsiniz. Ancak diğer e-Belge işlemleri için aracı entegratör uygulamaları kullanmanız gerekir.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan portallar ile fatura niteliği taşıyan birçok e-Belge düzenleyebilirsiniz. Ancak fatura niteliği taşımayan e-Belgeler için GİB portalları hizmet vermiyor olabilir. Bu e-Belgeler için aracı özel entegratörler kullanmanız gerekebilir. GİB e-Belge platformunda istediğiniz e-Belge için yetkilendirilmiş özel kuruluşları ve iletişim bilgilerini görebilirsiniz.

e-Belgelerin çeşitleri farklı olduğu için hazırlanma yöntemleri de farklıdır. Ancak en sık kullanılan e-Belge çeşitlerinin hazırlanma yöntemleri şöyle sıralanabilir:

e-Fatura Hazırlama Aşamaları

• Öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı İnteraktif Vergi Dairesi sistemine girilir.
• Daha sonra Arşiv Portal sekmesine tıklanır.
• Burada mükellef bilgileri kontrol edildikten sonra “Belge işlemleri” sekmesine gidilir ve “Fatura oluştur” butonuna tıklanır.
• Bu sayfada gerekli olan bütün bilgiler doldurulur. Formu doldurma işlemi bittikten sonra “Oluştur” butonuna tıklanarak fatura taslaklara kaydedilir.
• Taslaklar kısmına gidilerek fatura görüntülenir ve bilgiler kontrol edilir. Eğer bilgiler doğru ise “GİB imza” butonuna tıklanır ve vergi kaydınızı yaptırırken girdiğiniz telefon numaranıza bir onay kodu gelir.
• Telefonunuza gelen kod ilgili bölüme girilir ve fatura bir daha onaylanır. Bu işlemden sonra e-Faturanız kesilmiş olur.

e-Serbest Meslek Makbuzu Hazırlama

• Öncelikle e-İmza bilgisayara takılı ve gerekli java ayarları yapılmış şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı sisteme e-Belge giriş yapılır.
• Daha sonra e-Fatura portallarından e-SMM kapısına açılan portal bulunarak giriş yapılır.
• Karşımıza çıkan ekrandan gerekli uygulamayı indirip host ekranına ulaşmamız gerekir.
• Bu noktadan sonra istenirse uygulama üzerinden istenirse de internet tarayıcısı üzerinden e-SMM sistemine giriş yapılabilir.
• Girişten hemen sonra bir sefere mahsus olarak kişisel bilgi formunun doldurulması gerekir.
• Formu doldurduktan sonra “Belge işlemleri” sekmesine gelerek “e-Serbest meslek makbuzu oluştur”a tıklanır.
• Açılan sayfada e-Serbest meslek makbuzu için gereken bilgileri girdikten sonra oluştur butonuna basılır ve e-Serbest meslek makbuzu taslak olarak kaydedilir.
• Son olarak taslaklar bölümüne giderek makbuz onaylanır ve elektronik olarak imzalanır.

e-Belge düzenlemek, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen bazı standartlara bağlanmıştır. Bu standartların dışında bir e-Belge oluşturmanın ya da oluşturulması gereken e-Belgenin hiç oluşturulmamasının yazılı kurallarla belirlenmiş bazı cezaları bulunur. 

Mükellefler yukarıdaki e-Belgelerden herhangi birini hazırlayarak, e-Belge GİB portalı aracılığıyla veya e-Belge sitesi ile hazırladığı elektronik belgeyi müşterisine ulaştırabilir.

Bir önceki başlık altında da söylediğimiz gibi birçok farklı e-Belge çeşidi bulunur. Her belgenin amacı ve kullanım şekli farklı olduğu için hazırlanabileceği portal da farklıdır.

e-Belge kullanımına geçmek isteyen mükellefler; GİB portal, doğrudan entegrasyon veya özel entegratörleri kullanabilir.

Örneğin e-Fatura, e-Serbest meslek makbuzu, e-Müstahsil makbuzu ya da e-Arşiv fatura belgesi Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı e-Belge sistemindeki ilgili portala girerek hazırlanabilir. Bunun haricinde e-Bilet uygulamasına giriş yapabilmek için de e-Belge sistemini kullanabilirsiniz.

e-Belge sisteminin bir diğer özelliği de bilgi amaçlı olarak kullanılabilmesidir. Çünkü e-Belge işlemlerinizi yetkilendirilmiş özel entegratör firmalar aracılığı ile de yapabilir ve bu entegratör firmalara ait telefon numaralarını ve e-posta adreslerini sistemde bulabilirsiniz. 

Örneğin; bir mal ya da ürün satışında alıcı tarafa göndermeniz gereken irsaliyeyi dijital ortamda hazırlamak istiyorsunuz. Bunun için e-İrsaliye hazırlama hizmeti veren özel entegratör firmaları sistemden kolayca bulabilir ve iletişime geçerek işletmeniz için gerekli özel entegratörleri alarak e-İrsaliye düzenine geçiş yapabilirsiniz.  

e-Belgeler resmi olarak basılı belgelerle eş değerdedir ve hukuki olarak geçerliliği vardır. Yine de ilk defa e-İmzalı bir belge ile karşılaşan alıcılar için e-Belgeler biraz yabancı gelebilir. Bu nedenle e-Belge sorgulama ve geçerliliğini kontrol etme gibi hizmetlere ihtiyaç duyulabilir.

e-Belgeleri sorgulamak aslında oldukça kolay bir işlemdir. Bunun için Gelir İdaresi başkanlığı’na bağlı İnteraktif Vergi Dairesi’nin “e-Belge Doğrulama” sekmesi üzerinden e-Belge görüntüleyici sistemler ile işlem yapılabilir. e-İmzalı olarak hazırlanan yazının tarih, sayı ve pin kodlarını girerek e-Belgeniz için doğrulama gerçekleştirebilirsiniz. Tarih, sayı ve pin kodları için gereken açıklamalar e-belge doğrulama sayfasında yapılmaktadır. 

Ayrıca e-Arşiv fatura ve e-Serbest meslek makbuzu için yapacağınız sorgulamalar için e-Belge sisteminde sorgulama araçları mevcuttur. e-Bilet sorgulaması için de bilet aldığınız sayfanın sorgulama kısmına yönlendiren bağlantılar yine e-Belge sisteminde mevcuttur.

Kanunlara göre e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-SMM, e-İrsaliye ve e-İhracat faturası gibi zorunlu e-Belge geçişi olan tüm işletme sahipleri e-Belge mükellefidir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nca yapılan dijital dönüşüm uygulamaları ile e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye ya da e-Serbest meslek makbuzu gibi e-Belgeler kullanan vergi mükelleflerinin sayısı da artmıştır. Örneğin; e-Fatura kullanımının zorunlu olması için gereken yıllık ciro miktarı düşürülerek daha fazla mükellefin e-Fatura kullanması sağlanmıştır. 

Buna göre;

• Kendi sitesi, herhangi bir e-ticaret platformu ya da uygulaması üzerinden bir ürün, mal veya hizmet satışı yapan vergi mükelleflerine, e-Faturaya geçmek için zorunlu olan 2020 ve 2021 yıllarında geçerli olan 1 milyon TL brüt satış hasılatı şartı 2022 ve sonrasındaki yıllar için 500 bin TL’ye düşürülerek zorunlu olarak e-Fatura ve e-Arşiv fatura uygulamalarına geçen vergi mükelleflerinin sayısı arttırıldı.
• Aynı şekilde gayrimenkul veya motorlu taşıtların üretimi, satılması ya da alınması gibi ticari işlerle uğraşan vergi mükellefleri  için 2020 ve 2021 yılları hesap dönemleri için aranılan 1 milyon TL’lik brüt satış hasılatı şartı 2022 ve müteakip yıllar için  500 bin TL’ye düşürülerek e-Fatura ve e-Arşiv fatura kullanımının kapsamı genişletildi.
• Kültür Bakanlığı ve ilgili belediyenin verdiği yetki ile konaklama hizmeti veren işletmelerin e-Fatura ve e-Arşiv fatura kullanması zorunlu hale getirildi.
• e-Fatura uygulamasına geçmiş ve 2022 yılı hesap dönemi cirosu 10 milyon TL’nin üzerinde olan vergi mükellefleri için 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunlu hale getirildi.
• GİB tarafından uygulanan dijital dönüşüm kapsamında e-Arşiv fatura kesme limiti de değiştirildi. Buna göre aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayan kişilere kesilebilecek toplam faturaların tutarı 5 bin TL’ye düşürüldü. Vergi mükellefi olan kişilere kesilen faturaların toplam tutarı ise GİB tarafından 2023 yılı için belirlenen 4 bin 400 TL’ye eşitlendi. Belirlenen bu vergi sınırı her yıl değişmektedir.
• Döviz ya da kıymetli maden alım/satım işi ile uğraşan vergi mükelleflerine basılı olarak belge düzenleme şartı kaldırıldı. Artık bu işler ile uğraşanlar, e-Döviz ve kıymetli maden alım/satım belgesini elektronik olarak düzenleyebilir.
• Son olarak bir değişim de gider pusulası ile ilgili getirildi. Vergi mükellefi olmayan birçok serbest meslek çalışanının verdiği hizmeti ya da sattığı malı belgelendirmek veya ödemesini almak için kullandığı bu pusulada, ıslak imza bulunma zorunluluğu kaldırıldı. Yani serbest meslek çalışanları da artık işlerini e-Gider pusulası ile halledebilecek.
•  

Figopara ile alacaklarınızı vadesinden önce ve prosedür işlemlerine takılmadan kolayca tahsil edebilirsiniz. Yalnızca e-Faturalarınızı sisteme yükleyerek tüm finans kurumlarının tekliflerini tek ekrandan görüntüleyebilir, ihtiyacınıza en uygun olan teklifi seçerek anında nakde ulaşabilirsiniz. 

Avantajlarımızdan yararlanmak için tek yapmanız gereken hiçbir şart ve ek ücret olmadan platformumuza üye olmak! Siz de hemen Figopara’ya katılın, işletmenizin ihtiyaç duyduğu finansal desteğe anında ulaşın!