Mutabakat Ne Demek? Mutabakat Türleri Nelerdir?

Mutabakat, borç ve alacak gibi belirli bir konuda taraflar arasında sağlanan fikir birliği veya uzlaşma anlamına gelir.  Mutabakat genellikle muhasebe alanında kullanılır. Muhasebenin yanı sıra siyaset, diplomasi, hukuk ve iş dünyasında da karşılaşılabilir. Mutabakat sadece kağıt tabanlı yürütülen onay sürecinin haricinde dijitalleşen dünya ile beraber elektronik ortamlarda da gerçekleştirilmeye başlanmıştır. Tarafların elektronik ortamlarda gerçekleştirdikleri fikir birliğine e-mutabakat denir.

Mutabakat Ne Demek?

Sözlük anlamı olarak incelendiğinde mutabakat; ‘uyuşma’ ve ‘anlaşma’ gibi kavramlara karşılık gelir. Genellikle kurumsal yaşamda karşılaşılan kavramın anlamı sektörlere göre farklılık gösterebilir. Özellikle şirketlerin muhasebe birimleri üzerinden değerlendirilen mutabakatların en çok tercih edilen işlemler olması tesadüf değildir. Şirketlerin karşılıklı alacak borç süreçlerinin yönetilmesi ve teyidi tamamen karşılıklı mutabakatlarla sağlanır.

Ticari anlaşmalarda sıklıkla karşılaşılan ‘mutabakat ne demek?’ sorusunu ayrıntılı olarak yanıtlayalım. Mutabakat, işletmelerin alacaklı ve borçlu olarak irtibatlarının sağlanması ve finansal alışverişin onaylanması amacıyla kurulan bir iletişim çeşididir. Genellikle muhasebe bölümleri aracılığıyla sağlanan bu iletişimde belirli yükümlülükler bulunur. Aynı zamanda şirketlerin muhasebe birimlerinin hesap kontrolünü yapmak amacıyla da değerlendirdiği önemli bir başlıktır.

Türk Ticaret Kanunu uyarınca işletmelerin belirlenmiş olan dönemler içinde mutabakat yapması gerekir. Firmalar tarafından bu sorumluluğu takip edilmesi yasal gereklilik açısından dikkate değerdir. Belli bir hesap dönemi ya da yasal zorunluluk olmadığı takdirde hesabın kapatılması gereken tarih senenin son günü olarak kabul edilir. Dolayısıyla karşılıklı olarak ortaya konulan mutabakat metninde alacaklı ve borçlu tarafında özel bir sözleşme mevcut değilse aynı tarih göz önünde bulundurulur.

 

Mutabakat Nasıl Yapılır?

‘Mutabakat nedir?’ sorusunu yanıtladıktan sonra yasal yükümlülük içeren bu işlemlerin nasıl yürütüleceği hakkında da bilgi sahibi olmak önemlidir. Mutabakat nasıl yapılır ve temel mutabakat adımları nelerdir, yakından bakalım:

• Öncelikle karşılıklı belirlenmiş olan borç ve alacak bilgileri paylaşılır. Bu işlem genellikle dönem sonlarında hazırlanarak sunulur.
• Her iki işletme de aldığı bilgiyi teyit eder ve ıslak imzalı bir mutabakat raporu hazırlanır. 
• Karşılıklı raporun paylaşılması ile süreç devam eder ve mutabakat tamamlanmış olur.

Bazı durumlarda mutabakatın sağlanmaması söz konusu olabilir. Bu aşamada karşılıklı verilen bilgilerin hatalı ya da tutarsız olma ihtimali göz önünde bulundurulur. Mutabakat sağlanamadığı durumda tespit edilen mevcut yanlışlar, sebepleri belirtilerek karşı tarafla paylaşılır. Belirlenen sorunların giderilmesinin ardından anlaşmazlığın çözüme kavuşması sağlanır.

Gelir tablosu nedir, borç ve alacak tutarları neler gibi süreçlerin mutabakat yapılmadan önce dikkatle kontrol edilip raporlanması oldukça önemlidir.

Bu aşamada dikkat edilmesi gereken önemli unsur; tarafların bilgileri edindikten sonra 30 gün içinde itirazda bulunması gerektiğidir. Yani bu süre zarfında elektronik imza taşıyan bir yazı, noter ya da taahhütlü mektup aracılığıyla soruna dair itiraz etmek gerekir. Aksi takdirde anlaşmada sunulan bilgilerin ve mevcut bakiyenin kabul edildiği anlamı çıkar.

 

Telefon ile Mutabakat Yapılır mı?

Konu kapsamında merak edilen uygulamalardan birisi de ‘telefonda mutabakat nasıl yapılır?’ sorusudur. Öncelikle mutabakat metnini iletmek için faks, telefon ve e-posta yöntemlerini kullanmak mümkündür. Bu yöntemlerin temel dezavantajı geleneksel uygulamalar olarak hata oranının yüksek oluşudur. Ayrıca her bir ileti türünün doğru şekilde uygulanması gerekir. 

Örnek olarak faks mutabakatı gerçekleştirilecekse, gönderilecek belgenin kâğıt ortamında düzenlenmesi gerekir.  Bu gibi temel ayrıntılar yasal süreçlere bağlanan mutabakat adımlarının zorunluluğudur. 

Paylaşılan bilgilerin karşılıklı olarak doğruluğunu onaylamak amacıyla ıslak imzaya sahip iletiler ya da dijital ortam iletileri kullanılabilir. Belgelerde eksiklik ya da yanlışlık bulunmaması durumunda süreç tamamlanır ve mutabakat gerçekleştirilmiş olur. Genellikle yapılan anlaşmaya bağlı olarak mutabakat dönemleri belirlenir. Ancak herhangi bir süre belirtilmediği takdirde yasal uygulamalar göz önünde bulundurulur. Günümüzde elektronik mutabakat yöntemi başta olmak üzere işlemleri kolaylaştırıcı belirli anlaşma ve iletişim türleri mevcuttur.

 

Mutabakat Türleri Nelerdir?

İşletmelerin birbiriyle yaptığı mutabakatlar temel olarak iki bölümde incelenir. Bunlar ba bs mutabakat ve cari mutabakat olarak bilinir. E mutabakat yöntemi de giderek yaygınlaşan alternatif bir işlem çeşididir. Ticari girişimlerin ve günlük hayattaki işlemlerin dijitale taşınması ile mutabakat metinlerinin de sıklıkla çevrimiçi sistemler üzerinden aktarıldığı ifade edilmelidir. 

Mutabakat işlemlerinin önemi, karşılıklı güvenceyi ve bilgi netliğini sağlamasından gelir. Birlikte hizmet ya da mal alım satımı yapan firmaların karşılıklı işlem ayrıntılarının tutulması muhasebe biriminin görevidir. Dolayısıyla mutabakat metinlerinin hazırlanması ve takip edilmesi de genellikle bu birimler tarafından sürdürülür. 

Düzenli kontrollerin gerçekleştirilmesi ve karşılıklı bildirimlerin yapılması yasal süreçlere bağlandığı için belirlenen adımların doğru şekilde sürdürülmesi gerekir. Tüm bu süreçlerin titizliği, doğru bir iş iletişimini ve finansal açıdan işletme güvenliğini beraberinde getirir.

 

Elektronik Mutabakat Nedir?

Kurumsal uygulamalarının çoğunluğunun dijital ortama geçiş yapması e-mutabakat uygulamasının da zeminini hazırlamıştır. Özellikle muhasebe biriminin iş yoğunluğunu oluşturan mutabakatların dijital sisteme geçmesi pek çok açıdan kolaylık sağlamıştır. İki işletme arasındaki cari hesap denetimi ve alacak borç ilişkisinin gerçekleştirildiği süreç zahmetli ve uzun olan geleneksel yöntemlerden dijital uygulamalara aktarılmıştır.

Özellikle bilgilerin firmalarca farklı zamanlarda gönderilmesi ve uyuşmazlıklar neticesinde reddedilerek tekrar paylaşım yapılması gibi işlemler manuel adımlar izlendiğinde daha zordur. Bu zaman kaybının önüne geçmek için cari ve ba-bs mutabakatlar, sıklıkla e-mutabakat sistemi aracılığıyla gerçekleştirilir. Faks ya da telefon gibi yöntemlerin yerine tercih edilen elektronik ortam iletisi hızlı bir süreç sağlar.

İşlemin yasal yönetmeliklere uygunluğu ve güvenilir bir şekilde bilgi aktarımı sağlanması, e-mutabakatı avantajlı kılan etmenlerin başında gelir. Bir diğer fayda unsuru da hızlı ve pratik iletişime imkân vermesidir. ‘E-mutabakat nedir?’ sorusunu yanıtladıktan sonra önemli mutabakat türleri üzerinden devam edelim.

 

Cari Mutabakat Nedir?

Cari mutabakat, eşgüdümlü çalışan işletmelerin borç ve alacak ilişkisini izlemek amacıyla cari hesaplarının paylaşması anlamına gelir. Bu süreçte hesaplar arasındaki eksiklik ya da uyuşmazlıklar kontrol edilir ve sene sonunda paylaşılır.

Bilgi alışverişi aracılığıyla karşılıklı işlem adımlarının doğruluğu teyit edilir. Cari mutabakat süreci boyunca hesap evraklarına dair paylaşım, mektuplaşma ve yazışma gibi gerekli bilgilendirmeler sağlanır. Bağlantıda olan işletmelerin devamlı iletişim halinde olması ve şeffaf bilgi paylaşımı sunması önemlidir.

 

Ba-Bs Mutabakat Nedir?

Mevcut mutabakat türü ba (yani bildirim alış) ve bs (yani bildirim satış) kavramları üzerinden tanımlanmıştır. Bir firmanın 30 günlük süre içinde KDV miktarı hariç 5000 TL'yi geçen faturaların formla beyan edilmesi gerekir. Ya da bizzat şirket tarafından düzenlenen faturaların ortaya konulduğu bir form olarak hazırlanır. 

Dolayısıyla bildirim alış ve bildirim satış mutabakatında formların aylık şekilde düzenlenerek vergi dairesine aynı süre zarfında beyan edilmesi istenir. Tüm bu uygulamalar güvenilir işlem adımlarını sağlamak ve vergilendirmeyi kolaylaştırmak içindir.

 

Figopara ile Mutabakat İşlemlerinizde Nakit Akışını Sorunsuz Bir Şekilde Sürdürün!

E-faturaların nakliye çevrilmesi mi gerekiyor? Figopara ile e-faturalarınızı sisteme yükleyerek farklı kurumlardan teklif alabilirsiniz. Üstelik bütün teklifleri tek ekranda inceleyerek dilediğinizi seçebilir ve nakit akışını vadesinden önce kolaylıkla sağlayabilirsiniz. Tüm bunları e-fatura finansmanı platformu olarak hizmet veren Figopara aracılığıyla gerçekleştirmek ve avantajlardan yararlanmak için sisteme üye olabilirsiniz.