Mali Mühür Nedir? Nasıl Yenilenir?

Resmi işlemlere dair gizlilik ve güvenlik vadeden mali mühür sistemi oldukça önemli bir uygulamadır. Şirketlerin sıklıkla kullandığı mali mühür işlemlerinde takip edilmesi gereken yasal süreçler mevcuttur. Yazımızda sizlerle mali mühür uygulamasının önemli noktaları ve başvuru adımlarına dair bilgileri paylaşıyor olacağız.

 

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür; işletme, kurum, kuruluş ve tüzel kişilerin oluşturduğu belgelerin ve dokümanların yasal zeminde güvence altına alınmasını amaçlayan bir e-sertifikadır. Kısaca mali mühürden ‘elektronik kaşe’ olarak bahsetmek de mümkündür. Firmaların resmi uygulamalarında takibi ve güvenliği sağlayan kaşe sisteminin dijitale aktarılmış halidir. TÜBİTAK tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı namına hazırlanan mali mühür, muhatabına yine aynı kurum tarafından USB aracılığıyla gönderilir. 

Kişiler dijital ortamdaki resmi işlemleri için e-imza sistemini kullanırken; firmalar aynı mantıkla işletmenin e-imzası sayılan mali mührü kullanır. Burada dikkat edilmesi gereken önemli unsur; mali mührün her zaman güncel şekilde kullanılması gerektiğidir. Belirlenen aralıklarla mali mühür başvuru adımlarını tamamlayarak güncelliği sağlamak mümkündür.

 

Mali Mühür Başvuru Nasıl Yapılır?

Mali mühür başvurusu adımları işletmeler açısından önemli konulardan biridir. Bunun sebebi güncel olmayan mali mühürlerin geçersiz sayılması sakıncasıdır. Şimdi, maddeler halinde mali mühür başvurusuna dair merak edilen adımları sıralayalım:

• Mali mühür ilk başvurusu sırasında öncelikle kamu sertifikasyon merkezinin gov.tr uzantısına sahip internet sitesi üzerinden başvuru yapılır. İşlem mali mühür başvuru giriş ekranı üzerinden takip edilebilir. Başvuru yapılırken, tüzel ya da gerçek kişi için seçim yapmak mümkündür. Vergi kimlik no ve isim, soyisim gibi temel bilgileri doldurduktan sonra ilk başvuru adımı tamamlanmış olur.
• Elektronik sertifika hizmetleri ve e-imza çözümleri konusunda hizmet veren sertifikasyon merkezi işlemin son adımında gerekli ödeme konusunda bilgi verir.
• Bu aşamada yine aynı merkezin borç, sorgulama ve ödeme ekranı başlığı altında gerekli ödemeyi yapması mümkündür. Bu aşamada gerçek ve tüzel kişi bilgisinin yanı sıra doğum yeri ve doğum tarihi gibi temel bilgiler talep edilir.
• Ödeme konusunda internet ortamına alternatif olarak Vakıfbank ve Ziraat Bankası’ndan da kişiye özel borç sorgusuyla ödeme yapılabilir. Ziraat Bankası ödemelerinde ATM ve çağrı merkezi haricindeki yöntemler geçerlidir. Vakıfbank’ta ise; banka, internet ve mobil şube de dahil olmak üzere tüm yöntemler kullanılabilir. Bankalar üzerinden yapılan ödemeler 1 iş günü sonrasında karşı tarafa yansır.
• İşlemlerin ardından sertifika üretim süreci başlatılır. Talep doğrultusunda 2 tür teslimat türü seçilebilir. Donanım güvenlik modülü ya da akıllı kart sertifika seçeneklerini değerlendirmek mümkündür.

 

Mali Mühür Nerelerde Kullanılır?

Mali mührün hangi alanlarda kullanılabileceği de ticari girişime sahip işletmeler açısından önemli bir konudur. Bu belge türü dijital bir kapsama sahip olduğundan daha çok e-fatura ve e-dönüşüm gibi hizmetleri tercih eden firmalar tarafından kullanılır. Mali mühür yenileme ve çıkarma işlemlerinin önemli bir bölümü, işletmenin e-fatura başvurusu sırasında sisteme kaydın yapılmasını sağlamak için gerçekleştirilir. 

Mali mühürler, elektronik fatura işlemlerini güvence altına alır ve bu işlemleri hızlandırır. Bu sayede e-fatura finansmanı işlemleri daha güvenli ve daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilir.

E-faturaya başvurma ve gönderim işlemleri, e-defter beratı yükleme adımları ve e-arşiv rapor iletimi gibi işlemlerin tümü bu sistem üzerinden sağlanır. Dolayısıyla mali mühür, başta e-fatura olmak üzere resmi dijital belgelerin kullanımında kaynağın ve belgenin doğruluğunu teyit amaçlı tercih edilen bir sertifikadır. 

 

Mali Mühür Nasıl Alınır?

E-kaşe için başvuru yapılır ve mali mühür başvuru sorgulama adımlarıyla süreç takip edilir. Mali mühür alınırken dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan birisi; HSM yani donanım güvenlik modülünün mü yoksa akıllı kart sertifikasının mı tercih edileceğidir. 

Bu iki yöntem arasında kullanışlılık bakımından farklar vardır. Dolayısıyla başvuru sırasında doğru seçimi yapmak, sertifikadan faydalanabilmek açısından gereklidir. HSM ile akıllı kart seçeneği arasındaki temel farklar şu şekildedir:

• HSM mali mühür türünde HSM cihazının önceden temini gerekir. Başvuru sırasında personelin yapacağı temel işlem, kontrol adımları olacaktır. Cihaz sorumluluğu başvuru yapana aittir. Akıllı kart sertifikasında böyle bir uygulama yoktur. 
• Akıllı kart tercih edilirse; sertifika kısa sürede üretilir ve talep edilen teslimat yöntemi üzerinden muhatabına gönderilir. Bu yöntemde imza yetkisi bulunan kişinin geçerli sebepten dolayı (adres sorunu, iş değişikliği vs) teslimatı almaması halinde bazı şartlar altında teslimat başkasına yapılabilir. Yetkili olan kişinin noter onayı olacak şekilde tam vekalet verdiği kişiler bu kapsama dahildir. Başvuruda imzası bulunan şirket yetkilisinin e-posta yoluyla dilekçedeki ismi güncellemesi bir başka seçenektir. 
• Güvenlik donanım modülünün işlem adımları daha farklıdır. HSM seçeneğini tercih eden ve farklı vergi kimlik numarasına sahip her firmanın ilk başvuru sırasında sertifika türünde HSM’yi işaretlemesi gerekir. Daha sonra ilgili kuruma belirli bilgileri kapsayan bir e-posta gönderilir. Bu bilgilerde donanım güvenlik modülü cihazının bulunduğu yer, bireysel-grup firma başvurusu ve bilgileri gibi ayrıntılara yer verilir. Ek olarak verilen randevu doğrultusunda destek için gönderilecek teknik elemanla irtibata geçecek kişinin bilgilerine de yer verilmelidir. 

 

Kimler Mali Mühür Kullanabilir?

Mali mühür kullanım alanı itibariyle şirketlere has bir sertifikadır. Dolayısıyla farklı özellikteki firmalar tarafından tercih edilebilir. Mali mühür şifre alma adımlarının ardından kullanıma başlanabilir. Firmanın özelliği mührün kullanım alanları konusunda belirleyicidir. 

Eğer firma şahıs şirketi ise; mali mühür ya da e-imza kullanımı olanaklıdır. Tüzel kişiliğe sahip firmaların sadece mali mühür kullanma yetkisi vardır. Dolayısıyla hem şahıs hem de tüzel kişiliğe sahip firmalar mali mühür sorgulama ve kullanım yetkisine sahiptir.

 

Mali Mühür Kaç Yıl Geçerlidir?

Yasal şartlara sahip tüm uygulamalarda olduğu gibi mali mühür için de belirli bir geçerlilik süresi mevcuttur. Bu sürenin ardından mali mühür yenileme başvurusu yaparak sertifikayı güncellemek mümkündür. Mührün geçerlilik durumu Vergi Usul Kanunu gereğince 3 sene olarak belirlenmiştir. Ancak dikkat edilmesi gereken önemli husus; tanınan süreden önceki 3 aylık süreçte başvuru gerekliliğidir. Yani güncel kullanıma kesintisiz devam edebilmek için bu aralıkları takip etmekte yarar vardır. 

Süre dolduktan sonra güncellemenin yapılmamış olması halinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından öngörülen şekilde birçok uygulama geçersiz olacaktır. Mali, mühür, şifre ve diğer tüm süreçler dijital sistemde gerçekleştirildiği için belirlenen sürenin dolmasına yakın muhatap firmaya bildirim e-postası gönderilir. 

 

E-İmza İle Mali Mühür Arasındaki Farklar 

E-imza ve mali mühür arasındaki farklar sıklıkla araştırılan konulardan biridir. E-imza kişiye ait yetkiyi taşıyan imzanın elektronik ortama aktarılmış halidir. Şahıslar ve şahıs şirketleri tarafından kullanıma açık olan ve resmiyet taşıyan bir belgeleme aracıdır. 

Mali mühür ise hem şahsa hem de tüzel kişiliğe sahip firmaların bir nevi imzası yerine geçer. Dolayısıyla mührün firmaların kullandığı ve resmi işlemlerde güvenirliği sağlamak amacıyla oluşturulan kaşenin dijital hali olduğu ifade edilebilir. 

E-imza ile mali mühür arasındaki temel fark birisinin şahıslar diğerinin firmalar için kullanıma sunulmasıdır. Başvuru süreçleri açısından değerlendirildiğinde mali mührün daha ayrıntılı işlemlere sahip olduğu görülebilir. Mali mühür ve e-imzanın sunduğu yetkiler ve sorumluluklar farklı boyuttadır.

 

Mali Mühür Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür yenileme başvurusu tıpkı ilk başvuruda olduğu gibi Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sitesi üzerinden gerçekleştirilir. Bu aşamada başvuru formuna gerekli bilgilerin girilmesi ve ilgili bankalar üzerinden talep edilen mali mühür ödeme miktarının yatırılması gerekir. 

Eğer özel şartlar gereği mühür istenilen süre zarfında tamamlanamazsa Gelir İdaresi Başkanlığı’na gerekli bilgilerle beraber başvuru yapmakta fayda vardır. Belgelerin bütünlüğü ve içeriğini garanti etmek için yasal koşullar altında sıklıkla kullanılan mali mühür kullanımına dair bilinmesi gereken birkaç önemli ayrıntıdan söz edilebilir. Bunlardan bazıları aşağıda özetlenmiştir:

• Mührü kullanan firma unvanda değişikliğe giderse; mührün de güncellenmesi gerekir. Çünkü kanuni olarak farklı bir tanımlama söz konusudur. 
• E-fatura işlemleri gerçekleştirmek isteyen tüm tüzel kişilerin mali mühür kullanması zorunludur. 
• Mali mühür başvurusunda, mührü kullanmakla yetkili olan kişilere yer verilir. Bu yetkililerde değişiklik olması durumunda sistem üzerinden güncelleme bildirimi yapmak önemlidir. 
• İşletmelerin elektronik kaşeleri olan mali mühürler hem belgeyi hem de ilgili kurumu garantiye almak için kullanılır. 
• E-arşiv ve e-fatura uygulaması için özel entegratör imzasına sahip firmaların mühür kullanmasına gerek yoktur. E-defter beratında bir istisna söz konusudur ve mühre ihtiyaç duyulur.
• Kurumsal bir e-imza olarak kullanılabilecek mali mührün 2 türü olduğundan bahsetmiştik. Akıllı kart ve HSM olarak bilinen bu türlerin önemli bir uygulama farkı vardır. HSM yani donanım güvenlik modülü, akıllı karta göre daha fazla işleme olanak tanır ve daha hızlıdır. Bu yönüyle HSM, daha dağınık ve büyük yapıya sahip firmalar tarafından tercih edilir. 
•  

Figopara ile Mali Mühür İşlemlerinizi Geciktirmeyin!

E-faturaların nakde çevrilmesi konusunda hizmet veren Figopara, kobilerin büyümesini sağlar ve e-fatura kullanan firmalara özel finansman olanakları sağlar Figopara ile alacaklarınızı vadesi dolmadan tahsil edebilir ve kolaylıkla nakit akışı sağlayabilirsiniz.

Üstelik Figopara’ya üye olmak ödemesiz ve tamamen pratik! E-faturalarınızı sisteme yükleyerek farklı kurumlardan hızlıca teklif alın ve istediğiniz seçeneği değerlendirebilirsiniz. Siz de firmanızın sermayesini nakit akışı sağlamak için Figopara’ya hızlıca başvurun!