e-İrsaliye Nedir? e-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

Evrak düzenleme, işletme yönetimi sırasında yapılan hareket ve alışverişlerin belgelenmesi için yapılır ve irsaliye de bu belgeler arasındadır. e-İrsaliye; sevk irsaliyesinin elektronik olarak düzenlenmesini ve iletilmesini kapsayan uygulamadır. e-İrsaliye sayesinde şirketlerin zaman kayıplarının önüne geçilmiştir.

Fiziki irsaliye düzenlemenin gereklilikleri için yeni nesil e-Belge sistemlerine geçiş yapılmıştır. Bu belgeler arasında irsaliye de yer alır. e-İrsaliye; fiziki irsaliye belgelerinin dijital ortam versiyonlarıdır. 

Kağıt irsaliye ile aynı nitelikte olan e-İrsaliyeler, yazılım veya platformlar aracılığıyla düzenlenir. Geçerlilik ve yükümlülük açısından fiziki irsaliye ile aynı özelliklere sahiptir. Yani fiziki irsaliye ile yapılan her işlem, e-İrsaliye ile de yapılabilir. Temelde 2 tip e-İrsaliye mevcuttur. Bunlardan ilki sevk irsaliyesidir. Diğeri ise taşıma irsaliyesidir. Her iki belge türü de e-İrsaliye formunda düzenlenebilir. Ancak taşıma irsaliyesi e-İrsaliyeye ek olarak kağıt formunda da şoförde bulunmak zorundadır. 

e-İrsaliye zorunluluğu ile ilgili sorgularla birlikte başvuru sürecinin gerçekleşmesi için de detaylar merak edilir. Bu bağlamda e-İrsaliye başvurusu yapabilmek için öncelikle e-Fatura kullanıcısı olmak gerektiği bilinmelidir. Çünkü e-Fatura kullanmayan kişiler, e-İrsaliye düzenleyemez. 

Platform üzerinden e-İrsaliye oluşturmak isteyenlerin öncelikle GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden e-Fatura kaydı yapması gerekir. e-İrsaliye başvuru adımları, e-Fatura kaydı yaptırdıktan sonra platform üzerinden gerçekleştirilir. GİB kaydı olan mükellefler arama satırına e-İrsaliye başvuru araması yazıp açılan sekmeden bilgi beyanı yapabilir.  

e-İrsaliye geçiş zorunluluğu 2023 yılında değişiklik yapılan konulardan biridir. Yasal zorunluluk bakımından GİB tarafından yapılan düzenleme ile e-İrsaliye kullanım limitleri değiştirilmiştir. 

Bu açıdan 2022 ve takibindeki hesap dönemlerinde brüt satışı 10 milyon Türk lirasını aşan tüm vergi mükellefleri e-İrsaliyeye geçmek zorunda. 1 Temmuz’da yürürlüğe giren bu kararın ardından brüt satışı limiti aşan firmalar e-Fatura kullanıcısı olarak e-İrsaliye geçiş zorunluluğu 2023 kurallarını uygulamaya başladı.   

GİB portal kaydını tamamlayan firmalar, e-Fatura kesmek ve e-İrsaliye oluşturmak için yazılım ve portal entegrasyonu sağlamak zorundadır. Bu sebeple brüt satış limitinin üstündeki şirketler hem e-Belge oluşturma yazılımları hem de GİB portal kayıt işlemleri için gerekli zemini oluşturmalıdır. 

Söz konusu yasal zorunluluğa dahil olmayan, brüt satışı limitin altında kalan firmalar ise isteğe bağlı olarak e-İrsaliye kullanıcısı olabilir. Onların da bu kullanım için tıpkı zorunlu firmalar gibi portal kaydı ve yazılım desteği zeminini oluşturması gerekir.  

e-Belge düzenlemeleri ve işletme yönetimi araçları için kamu tarafından sunulan platform hizmetleri mevcuttur. İşletmelerin oluşturduğu e-Belgeler, bu platformlar aracılığıyla beyan edilir. 

E-irsaliye için de kullanılan portal Gelir İdaresi Başkanlığı’na aittir. Bu adres üzerinden yapılan işlemlerin ardından e-İrsaliye beyanında bulunulabilir. e-İrsaliye GİB portal kullanımında takip edilmesi gereken adımlar şu şekilde sıralanabilir:  

• Portal giriş sayfası açılır. 
• İşletmeye ait giriş bilgileri kullanılarak oturum açılır. 
• Araçlar menüsüne tıklanarak kullanıcı bilgileri sekmesine tıklanır. 
• e-İrsaliye satırına tıklanır ve açılan sekmede bilgi formu doldurulur. 
• Bilgi formu onaylanır ve irsaliye bilgileri gönderilir.  

Yeni nesil yönetim araçları arasında yer alan e-Belge oluşturma işlemleri portallar aracılığıyla gönderilir. Bu portallar arasında işletmelerin en sık kullandığı adres GİB portal yönetimidir. Yalnızca e-irsaliye sürecine yönelik değil “e-Fatura nedir? Nasıl başvurulur?” gibi sorulara ilişkin de GİB portalına hakim olmak önem taşır. 

e-İrsaliye hazırlıklarıyla ilgili sürece dair bilinmesi gereken ilk kural, tarafların karşılıklı olarak sisteme kayıt olması gerektiğidir. Yani bir şirket muhatabına e-İrsaliye göndermek istediğinde, karşı firmanın da sistem kaydının bulunması şarttır. Eğer firmalardan biri sisteme kayıtlı değilse e-İrsaliye gönderimi yapılamaz. 

e-İrsaliyede bulunması gereken bilgiler ise şu şekilde sıralanabilir: 

• Düzenleyici tarafa ait şirket bilgileri (şirket sahibinin ad-soyad, unvan, vergi numarası vb.) 
• Belgenin düzenlenme tarihi 
• Belge numarası 
• Alıcıya ait şirket bilgileri 
• Gönderimi yapılacak olan malın türü 
• Fiilen sevkin tarihi 
• Fiili sevke ait saat ve dakika bilgileri  

e-İrsaliye GİB portal üzerinden e-Fatura kaydı yapıldıktan sonra düzenlenebilir. Bu durumda e-İrsaliye düzenleyecek firmaların öncelikle e-Fatura kesmesi gerekir. Ardından satışa ilişkin irsaliye düzenlenebilir. e-Faturası kesilmemiş işlemler için irsaliye düzenlenemez.  

e-Belge kullanımında hangi belgelerin, ne için ve kimlere kesileceğini bilmek önem taşır. Bu nedenle işletme yönetimi sırasında belge yönetiminin alt başlıklarına da hakim olmak gerekir. 

e-İrsaliye düzenlemeleri, ürünlerin alıcıya ulaştırılması ile ilgilidir. Sevk ve teslim sürecinde ürünün alıcıya ulaşma döneminin belgelendirilmesi e-İrsaliye yoluyla yapılır. Bu durumda malın satışı sonrası teslim sürecinin belgelendirilmesi için e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir. 

e-İrsaliye firmanın satış sonrası, teslim muhatabına düzenleyebileceği bir belge türüdür. Bazı şirketler için yasa yoluyla e-İrsaliye belgelendirmesi zorunlu kılınmıştır. Söz konusu zorunluluk alanında bulunmayan şirketler ise isteğe bağlı olarak e-İrsaliye kullanabilir. 

e-Belge kullanımı işletme yönetimi açısından günümüzün vazgeçilmezleri arasında yer alır. Ancak bu sisteme geçiş yapmak isteyen yönetimlerin; belgeler arasındaki zorunluluk, işlev, hacim ve yetki konularını detaylı incelemesi gerekir. 

Onlarca belgenin her biri kendi içinde farklı alanlara, işlevlere, yetkilere ve yükümlülüklere sahiptir. Bu durum bazı belgeler arasında benzerliklere de yol açar. Sıklıkla karıştırılan e-Fatura ve e-İrsaliye arasındaki farkları bilmek bu bakımdan önemlidir. Çünkü bu iki belge birbirinden farklı alanlara ve yükümlülüklere sahiptir. 

e-Fatura finansmanı başta olmak üzere çalışma alanlarının kritik belgelerinden biri olan e-Fatura ve e-İrsaliye arasındaki farklar şu şekilde sıralanabilir: 

• e-Fatura yapılan satışın içerik bilgisini içerir, e-İrsaliye sevk sürecini ifade eder. 
• e-Fatura vergi oranları dahil olmak üzere satışın tutarına ilişkin bilgilendirmeler içerir. 
• e-İrsaliye sevk ve teslim bilgileri ve alıcı bilgilerinden oluşur. 
• e-Fatura oluşturmak için e-İrsaliye zorunluluğu söz konusu değildir. 
• e-İrsaliye oluşturmak isteyen bir firma öncelikle e-Fatura oluşturmalıdır.  

Firmalar e-Fatura oluştururken hangi yöntem ve aracı kullanırsa, e-İrsaliye için de aynı formu kullanmakla yükümlüdür. Bu bağlamda e-İrsaliye, e-Faturaya bağlı ve ihtiyaç duyan bir oluşturma sürecine sahipken; e-Fatura oluşturmak için e-İrsaliye oluşturmak gerekmez.  

“Sevk irsaliyesi nedir? Nasıl düzenlenir?” sorularına yanıt arayanlar için önem arz eden konulardan biri de geçmiş tarihe yönelik e-İrsaliye düzenlemeleridir. Bu bağlamda e-İrsaliye işlemlerinde tarihler için bir kısıtlama söz konusudur. 

e-İrsaliyenin kesildiği resmi portalda, geçmiş tarihe ait bir düzenleme yapılamaz. Dolayısıyla ilgili irsaliyenin güncel sevk süreçlerini baz alan belge olarak kaydedilmesi gerekir. Geçmiş tarihe e-İrsaliye kesilemez ve gönderimi yapılamaz. Portalda bulunan tarih seçme sekmesi o günün tarihinden başlatılır.

Figopara, Tedarikçi Finansmanı sistemi ile alacaklarınızı vadesini beklemeden tahsil etmenizi sağlar. Figopara’nın tek sistem entegrasyonu sayesinde uzun süren prosedür işlemleri ile uğraşmadan, yalnızca e-Faturalarınızı sisteme yükleyerek birden çok finans kurumundan teklif alabilir, tüm teklifleri tek ekrandan karşılaştırabilirsiniz. 

Avantajlarımızdan yararlanmak için hiçbir ek ücret ve şart olmadan platformumuza katılabilirsiniz. Siz de hemen Figopara’ya katılın, faturalarınızın tahsilatını kolaylaştırın!