e-Defter Nedir? e-Defter Beratı Nedir?

İşletme ve vergi dünyasında yaşanan dijital dönüşümün birçok avantajı bulunur. Örneğin; vergi mükelleflerinin verdiği hizmeti ya da ürünü belgelendirmeye ayırdığı zaman kısalmıştır. Böylece diğer işlere ayrılacak zaman artmış ve verimlilik ya da optimizasyon konusunda bir yükseliş yaşanmıştır.

e-Belge kullanımının bir diğer avantajı da belgelerin elektronik ortamda matbu, yani basılı hallerinden çok daha kolay ve güvenli bir şekilde saklanması ve görüntülenmesidir. Bu kapsamda e-dönüşüm çerçevesinde bir e-Defter türetilmiştir. 

e-Defter; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından belirtilen kurallar gereği tutulması zorunlu kılınmış yevmiye ve büyük defterin, e-dönüşüm kapsamında yenilenmiş elektronik halidir. 

Büyük defter, ya da eski adıyla defter-i kebir, bir işletmeye ya da firmaya ait bütün muhasebe kayıtlarının tek tek sınıflandırılıp fonksiyonel bir şekilde kayıt altına alındığı defterdir. Yevmiye defteri ise bir işletmeye ait bütün ticari işlemlerin evrakları baz alınarak tarih sırasına göre tek tek ve madde madde yazıldığı defterlerdir. 

Vergi denetimlerinde ya da herhangi bir ticari anlaşmazlık sonucu açılan davalarda öncelikli olarak işletmenin yevmiye defterine bakılır. Vergi cezası almamak için ay ya da hesap dönemlerinin sonunda verilen beyanname bilgileri ile yevmiye defterindeki bilgiler birbirleriyle örtüşmek zorundadır. Genel olarak yevmiye defteri, bir işletmeye ait bütün muhasebe kayıtlarını tarih sırasına göre tek tek gösterirken; büyük defter ise muhasebe kayıtlarını işletmeye ait hesaplar bazında gösterir.

İşte e-Defter bu iki defterin ayrı ayrı tutulmasını ve tek tek elle işlenmesini ortadan kaldırmıştır. Artık çok daha kolay bir şekilde, iki defter elektronik ortamda birleştirilerek muhasebe kayıtları güvenle saklanabilir. Böylece istenilen muhasebe bilgisi tek tıkla görüntülenebilir ya da paylaşılabilir.

Bir firmanın ya da işletmenin e-Defter tutması için karşılaması gereken bazı şartlar vardır. Öncelikle firma ya da işletmeler için, yani tüzel kişiler için bir mali mühür alınmış olmalıdır. Eğer vergi mükellefi gerçek kişi ise nitelikli bir elektronik imza sertifikası zorunludur. Bu işlemlerden sonra e-Defterin tutulması, saklanması, onaylanması ve gönderilmesi için gerekli olan uyumlu bir entegratör yazılım kullanılmalıdır. Bu işlemler yapıldıktan sonra e-Defter sistemine başvurulur ve başvurunun kabul edilmesi durumunda e-Defter tutma hakkı elde edilir.

e-Defter içerisinde muhasebe kayıtları standart bir xml işaretleme dili kullanılarak saklanır.  Böylece hem insanlar hem de bilgi işleme programları tarafından kolayca okunup anlaşılabilir. Genel olarak e-Defter uygulaması ile muhasebe kayıtlarına daha hızlı ve kolay ulaşılması amaçlanmıştır. e-Defter kullanmaya başlayan vergi mükelleflerinin fiziki bir defter tutmaya ihtiyacı kalmaz ve en kısa sürede defter kapanış tasdiki yapmaları gerekir.

Bazı firmalar ya da işletmeler e-Defter sistemine geçmiş olsalar dahi alan değiştirme isim değiştirme, bölünme ya da başka firma ile birleşme gibi kararlar alabilir. GİB tarafından belirtilen kurala göre bu yeni firma ya da işletmelerin yeniden e-Defter sistemine geçmek için üç ay süresi bulunur. 

e-Defter kullanmaya başlamak ve muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda bir arada saklayabilmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kurulan e-Defter sistemine başvurmak gerekir. Tam olarak bu noktada “e-Defter başvurusu nasıl yapılır?” sorusu akıllara takılabilir. e-Defter başvuru sürecini iki farklı şekilde yönetmek mümkün. Birinci yol olarak ticari işletme ya da firma, kendi hazırlıklarını kendisi yaparak kendi başvuru sürecini yönetebilir. 

Hazırlıklar çerçevesinde öncelikle işletme gerekli olan mali mührü almalıdır ve kendi java sürümünü GİB’in belirlediği standarda getirmelidir. Daha sonra e-Defterin tutulması, onaylanması, kaydedilmesi ve arşivlenmesi için gerekli olan yazılımı geliştirmeli ve yazılıma onay alınmalıdır.

İkinci olarak ise firmalar ya da işletmeler, bir özel entegratörle çalışarak e-Defter başvuru ve kullanım sürecini yönetebilir. Özel entegratör şirketler halihazırda e-Defterin tutulması, kaydedilmesi ve saklanması için gereken yazılım onaylarını almıştır ve vergi mükellefine doğrudan kullanıma hazır şekilde bütün bu hizmetleri sunar. 

Vergi mükelleflerinin yapması gereken tek işlem ise Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan form aracılığıyla gerekli bilgilerin verilmesidir. Özel entegratörle e-Defter başvuru ve kullanım süreçlerini yürüten vergi mükellefleri, entegratör portalları ya da kendi sunucuları üzerinden e-Deftere giriş yapabilirler.

Başvuru sırasında gerçek kişi ya da tüzel kişi olunmasına bağlı olarak e-Defteri onaylama şekli değişebilir. Örneğin; tüzel kişi olarak vergi mükellefi olunduğu zaman başvuru taahhütnamesi doldurulduktan sonra başvuru, adına işlem yapılan kurumun mali mührü ile onaylanmalıdır. Başvurunun gerçek kişi tarafından yapılması durumunda ise başvuru taahhütnamesi kişiye ait mali mühür ya da e-imza ile onaylanabilir.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta eğer ay ortasında ya da bir vergi dönemi içinde e-Defter sistemine geçiş yapılmışsa eski deftere devam edilip ay sonunda noterden onaylı bir şekilde kapanış tasdiki yapılmasıdır.

İşletmelerin ya da firmaların muhasebe kayıtları çok geniş kapsamlı olmaktadır. Türkiye’de bulunan vergi mükelleflerinin sayısı da düşünüldüğü zaman Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından her e-Defter kaydının tek tek denetlenmesi, istenilen bilgilerin alınması ve mühürlenmesi gibi işlemlerin çok kolay olmayacağı tahmin edebilir. Bu nedenle hem denetimlerin kolaylaştırılması hem de süreçlerin hızlandırılması için e-Defter beratı sistemi getirilmiştir.

e-Defter beratı; kabaca e-Defter kayıtlarının özeti niteliğinde hazırlanan ve belli standartlara uyulması gereken bir elektronik belge olarak düşünülebilir. Bu belgenin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından mühürlenmesi sonucunda e-Defter onaylanmış ve kullanıma açılmış olur. Belgenin içeriğinde e-Defter bilgilerinin, vergi mükellefi işletmenin ya da firmanın bilgilerinin, mali müşavirin bilgilerinin, vergi ayrıntılarının ve mali mührün bulunması gerekir.

e-Defter beratının mali mühür ile onaylanması sırasında dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta da mali mühür sahibi kişinin ya da işletmenin unvanıdır. Herhangi bir unvan değişikliğinde mali mührün yenilenmesi ve yeni e-Defter beratlarının yeni mali mühür ile onaylanması gerekir. Unvan değişikliğinin resmiyet kazanmasından ve onaylanmasından sonra 15 gün içerisinde yeni mali mühür alınmalıdır.

İstenilen bilgilerin içinde olduğu ve uygun formatta hazırlanmış olan e-Defter beratı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan portala yüklenmelidir. Berat dosyası yüklendikten sonra GİB tarafından mühürlenir ve hukuki geçerliliğe kavuşur.

Vergi mükelleflerinin tuttukları e-Defterleri Gelir İdaresi Başkanlığı ile düzenli olarak paylaşmaları gerekir. Bu sayede hem ticari işlemlerin yolunda olduğu kontrol edilir hem de vergilerin düzenli ödenip ödenmediği denetlenir. Oldukça büyük dosyalar olan e-Defterlerin paylaşılması ve istenilen verilerin tek tek bulunmasının zor olması sebebiyle e-Defter beratları sisteme yüklenir. 

e-Defter beratlarının alınması ve GİB portalına yüklenmesi için özel programlardan destek alınır. Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter sistemi ile uyumlu olan programların listesine e-Defter resmi web adresinde yer alan “Uyumlu Programlar” sekmesi aracılığı ile ulaşılabilir.

e-Defter beratı yükleme işlemi, özel entegratörler aracılığı ile gerçekleştirilecek olsa bile  firmanın ya da şirketin mali mührü, kişisel mali mühür veya e-imza bilgisayara takılı olmalıdır.

e-Defterler bilgisayar ortamında oluşturulduktan sonra şifreli bir dosya olarak saklanır. Sonraki işlem olarak oluşturulan şifreli dosya, Gelir İdaresi Başkanlığı ile paylaşılır. Bu paylaşım sonucu GİB özel mührü ile şifreli dosyayı onaylar ve şifreli dosya bir e-Defter beratına dönüşerek bilgisayara alınabilecek bir dosya haline gelir. e-Defter berat dosyası bilgisayarda saklanarak günü geldiğinde özel entegratörler aracılığı ile gönderilir. 

e-Defter berat dosyasının gönderilmesi ile ilgili yaşanabilecek önemli bir sorun da saat uygulamasıdır. Berat dosyasının oluşturulduğu ve alındığı saat bilgisayar saatine bağlıdır. Bu nedenle berat dosyasını oluşturmadan mutlaka bilgisayar saatini kontrol etmek gerekir.

Vergi mükellefinin tercihine göre e-Defter beratlarının yüklenmesinin farklı süreleri vardır. Bu süreler geçmeden e-Defter beratları, Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter Portalı’na yüklenmelidir. Eğer zorunlu nedenler dışında e-Defter beratlarının yüklenme süresi geciktirilirse usulsüz işlem sayılıp vergi mükellefine cezai işlem uygulanır.

e-Defter berat dosyaları elektronik ortamda paylaşılan dosyalardır ve bazı işlemler yapılmadıkça bilgisayarda görüntülenmez. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı’nca paylaşılan bir yardımcı dosyaya ihtiyacınız vardır. 

e-Defter berat görüntüleme işlemi aşağıdaki şekilde yapılabilir:

1. Öncelikle GİB tarafından oluşturulan edefter.gov.tr’ye girilmesi gerekir. Yasal bir uygulama olduğu için e-Defter ile ilgili bir işlem yapacağınız zaman, özel entegratörler aracılığı ile de olsa mutlaka GİB portallarından faydalanılmalıdır.
2. GİB portalı üzerinden e-Defter giriş yaptıktan sonra ana sayfadaki “e-Defter görüntüleme” bölümünde bilgisayarın işlemci mimarisine ve java sürümüne uygun olan dosya indirilir.
3. Son olarak indirilen berat dosyası ile görüntülenmek istenen berat dosyası aynı klasör içine konur. Bu işlemden sonra görüntülenmek istenen berat dosyasına sağ tıklanır ve “birlikte aç” komutuna tıklanarak istenilen internet tarayıcısında görüntüleme gerçekleştirilebilir.

e-Defter kaydını, şirketin ya da firmanın muhasebecisi tutuyor olabilir ve fiziki olarak yürütülen işlemlerde bir hata gerçekleşmiş olabilir. Bu nedenle GİB portalına yüklemeden önce e-Defter beratının ikinci bir göz tarafından incelenmesi ve bilgilerin kontrol edilmesi önemlidir. Aksi halde yanlış ya da formata uygun olmayan e-Belge beyanından ceza alınabilir.

Firmaların ya da işletmelerin muhasebe kayıtlarının belli aralıklar ile kontrol edilmesi ve denetlenmesi, vergi mükellefi tarafında işlerin yolunda gittiğinin bilinmesi için önemlidir. Aynı şekilde denetimlerden ve kontrollerden cezasız olarak geçmeleri, firma ya da işletme sahipleri için de bir güven oluşturur.

Genel olarak vergi mükellefleri e-Defter beratlarını iki farklı sürede vermeyi tercih edebilir. Kimi vergi mükellefleri aylık olarak e-Defter beratlarını yüklemeyi tercih ederken, kimi vergi mükellefleri de üç aylık geçici vergi dönmelerinin sonunda e-Defter yükleme yapmayı tercih eder.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ve 2023 yılı için geçerli e-Defter beratı verme süreleri şu şekildedir:

 

2023 Yılı Aylık Bazda e-Defter Beratı Vermeyi Tercih Eden Vergi Mükellefleri İçin e-Defter Verme Süresi

Dönem	Berat Verme Süresi
Ocak	Nisan ayının sonu
Şubat	Mayıs ayının sonu
Mart	Haziran ayının sonu
Nisan	Temmuz ayının sonu
Mayıs	Ağustos ayının sonu
Haziran	Eylül ayının sonu
Temmuz	Ekim ayının sonu
Ağustos	Kasım ayının sonu
Eylül	Aralık ayının sonu
Ekim	Ocak ayının sonu
Kasım	Şubat ayının sonu
Aralık	Vergi mükellefine göre gelir ya da kurumlar vergisi beyannamelerinin gönderildiği ayın sonuna kadar.

 

 

2023 Yılı 3 Aylık Vergilendirme Dönemi Sonunda e-Defter Beratı Vermeyi Tercih Eden

Vergi Mükellefleri İçin e-Defter Verme Süresi

Vergilendirme Dönemi	Berat Verme Süresi
Ocak - Şubat - Mart	Mayıs ayının sonu
Nisan - Mayıs - Haziran	Ağustos ayının sonu
Temmuz - Ağustos - Eylül	Kasım ayının sonu
Ekim - Kasım - Aralık	Vergi mükellefine göre gelir ya da kurumlar vergisi beyannamelerinin gönderildiği ayın sonuna kadar.

 

 

Tablolarda da görüldüğü gibi her dönemin e-Defter beratı, ilerleyen aylarda gönderilmektedir. 2021 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan yeni bir düzenleme ile vergi mükelleflerine üç aylık vergi dönemlerini kapsayacak şekilde e-Defter beratı gönderme yönünde bir tercih sunulmuştur. 

Birçok vergi mükellefi bu yolu tercih etse de dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta bulunur. Üç aylık e-defter beratları tek tek hazırlanmalı ve sırayla verilmelidir. Yani Ocak - Şubat ve Mart aylarının e-Defter beratları, aylık bazda hazırlanmalı ve GİB portalına yüklenmelidir.

 

e-Defter uygulamasının kullanıcılara sağladığı avantajlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Dijital dönüşüm yaşanmadan önce tutulmak zorunda kalınan yevmiye ve büyük defter için harcanan mesai ortadan kalkar. Böylece iş gücünden tasarruf edilmiş olur ve yükümlülükler azalacağı için mevcut iş gücü daha verimli bir şekilde dağıtılabilir. Başarılı bir iş bölümü ile de işletmenin hedeflerine daha kolay ulaşması ve büyümesi sağlanabilir.
• Her dönem defterlerin tutulması için gereken muhasebe masrafı ve kağıt masrafı ortadan kalkmış olur. Böylece yıl bazında masraflardan ciddi bir tasarruf edilmiş olunur.
• Tutulan defterlerin yasal geçerliliğinin olması için noter tarafından onaylanmış olması gerekir. e-Defter ile bu onay şartı da kalkacağı için noter masrafı da sıfırlanır.
• Her dönem düzenlenmesi gereken defterler için kesilen yüzlerce ağaç kurtarılmış olur ve daha yeşil bir doğada yaşanır.
• İşletmeye ya da firmaya alınacak mürekkep masrafından kurtulmakla birlikte belgeyi yeniden düzenleme ya da düzeltme için gereken masraftan ve zamandan da tasarruf edilir.
• Aynı zamanda kağıt defterlerin saklanması ve arşivlenmesi için gereken yerden de tasarruf edilir

Özet olarak e-Deftere geçilmesi halinde hem maliyet hem zaman hem de yerden tasarruf edilir. Aynı zamanda e-Defter uygulaması ile birlikte işletmenin tüm bilgileri, güvenilir bir ortamda kayıt altına alınır.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan yeni düzenlemeler ile gün geçtikçe e-dönüşüm kapsamına giren vergi mükelleflerinin sayısı da artıyor. Özellikle 2022 yılının Ocak ayında GİB’in yayınladığı tebliğe göre, ciro şartını karşılayan vergi mükelleflerinin zorunlu olarak e-Defter kullanımına geçmeleri için gereken süre kısaltılmıştır. Yayınlanan tebliğe göre 2023 yılında:

• Sektörden bağımsız olarak 2021 yılı hesap döneminde brüt satış hasılatı 4 milyon TL’yi geçen vergi mükelleflerinin e-Defter kullanması zorunlu hale getirilmiştir.
• Gayrimenkullerin ya da motorlu taşıtların üretim, alım/satım ya da kiralama alanlarında hizmet gösteren vergi mükelleflerinin, 2020 ve 2021 yılları hesap dönemlerindeki ciro miktarı 1 milyon TL’yi aşıyorsa e-Defter kullanımı zorunlu kılınmıştır. 
• Herhangi bir platform üzerinden mal ya da ürün satışı yaparak e-ticaretle uğraşan vergi mükelleflerinin 2020 veya 2021 hesap dönemlerinde elde ettiği hasılat 1 milyon TL’nin üzerindeyse bu mükellefler için e-Deftere geçmek zorunlu kılınmıştır.
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ile ilgili belediyeden ruhsat alarak konaklama hizmeti veren otellerin toplam hasılat ya da ciro miktarına bakılmaksızın, tebliğin yayımlandığı tarihten önce işe başlamaları veya 2022 yılı içerisinde e-Fatura sistemine geçmeleri halinde elektronik defter sistemine geçmeleri zorunlu kılınmıştır.  

Figopara, Tedarikçi Finansmanı sistemi sayesinde vadesi gelmemiş alacaklarınızı, vadesini beklemeden tahsil etmenizi sağlar. Sermayenizi artırmak veya nakit ihtiyaçlarınıza anında çözüm bulmak için Figopara her zaman yanınızda! Figopara’nın tek sistem entegrasyonu sayesinde aynı anda birçok finans kurumuna ulaşabilir, vadesi gelmemiş faturalarınızı platform üzerinden seçerek anında erken finansmana kavuşabilirsiniz.

Avantajlarımızdan yararlanmak için hiçbir şart ve ek ücret olmadan platformumuza kayıt olabilirsiniz. Siz de hemen Figopara’ya katılın, nakit ihtiyaçlarınıza anında çözüm bulun!